Palabra Clave (La Plata), octubre 2013, vol. 3, nº 1, p. 30-44. ISSN 1853-9912
Universidad Nacional de La Plata
Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación
Departamento de Bibliotecología

Artículo/Article

Visibilidad de los archivos universitarios hispanoamericanos a través de Internet

[Visibility of Hispanic America University Archives through Internet]

Mónica G. Pené

Instituto de Investigación en Humanidades y Ciencias Sociales (UNLP-CONICET). Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, Universidad Nacional de La Plata. Argentina. e-mail: mpene@fahce.unlp.edu.ar

Resumen
Este trabajo busca detectar la presencia en Internet de archivos universitarios existentes en países del continente americano cuyo idioma oficial sea la lengua española, y analizar sus sitios web prestando especial atención a los contenidos difundidos en ellos. Se relevaron a junio de 2013 un total de 56 sitios web. Como conclusiones principales pueden señalarse las siguientes: a) se observa un lento incremento en la cantidad de sitios web, pasando de 42 en 2005 a 56 en 2013; b) 52% corresponden a la fase histórica; c) México es el país con mayor cantidad de archivos; d) 64% posee sitio web propio; e) 80% incluye misión del archivo; f) cerca de un 20% no incluye datos de contacto; g) 74% señala los servicios ofrecidos; h) 53% disponen información descriptiva general sobre los fondos custodiados; i) 21% ofrece la posibilidad de hojear documentos a texto completo; j) 28% difunde su reglamento y procedimientos de trabajo; k) poco más del 45% incluye información sobre pautas para el acceso, consulta y reproducción de documentos; l) un bajo porcentaje incluye informaciones adicionales, predominando noticias (39%) y fotos (18%), así como legislación archivística (20%) y recursos archivísticos de interés (27%); m) en cuanto a las herramientas de la Web 2.0, 18% posee blog, 16% canales de RSS, 27% Facebook y 23% Twitter.

Palabras clave: archivos universitarios, Hispanoamérica, visibilidad, Internet, sitios Web.

Abstract
The aim of this work is to detect the presence in Internet of university archives in countries of the Americas whose official language is Spanish, and analyses their website with particular attention to the contents published on them. A total of 56 websites were surveyed upto June 2013. The main conclusions were: a) there is a slow increase in the number of web sites, from 42 in 2005 to 56 in 2013; b) 52% correspond to the historical phase; c) Mexico is the country with the largest number of archives; d) 64% have their own website; e) 80% include archives' mission; f) about 20% does not include contact details; g) 74% inform the services offered; h) 53% have general descriptive information about the funds; i) 21% provide the ability to browse full-text documents; j) 28% diffuse the rules and work procedures; k) just over 45% include information on guidelines for access, browse and reproduce documents; l) a low percentage includes additional information, predominantly news (39%) and photos (18%), as well as archival legislation (20%) and archival resources of general interest (27%); m) in terms of tools of Web 2.0, 18% own a blog, 16% RSS, 27% Facebook and 23% Twitter.

Keywords: University Archives, Hispanic America, Visibility, Internet, Websites.

Introducción

Desde hace ya mucho tiempo, los archivos han procurado la reunión, organización, descripción, preservación y difusión de la masa documental generada y recibida por las instituciones en las que se encuentran insertos (Tanodi, 1961; Heredia Herrera, 1993). Para cumplir estas funciones han requerido recursos de distinta naturaleza -materiales, económicos y humanos-, a veces insuficientes. No obstante ello, varios son los archivos que han logrado fondos documentales organizados y descritos, posibilitando así su consulta por parte de los interesados. Ahora bien, ocupados en tareas de gestión de fondos y en la elaboración de instrumentos de descripción, poco ha sido el tiempo dedicado por los archivos a cuestiones de visibilidad hasta bien entrado el siglo XX. La realización de exposiciones, la publicación de bibliografías sobre fuentes o de guías, catálogos e inventarios del archivo han sido algunos de los principales mecanismos de difusión utilizados para dar a conocer el archivo y los fondos que custodian, mecanismos que siempre han presentado un alcance limitado: exposiciones que han implicado desplazamientos de un lugar a otro por parte de los interesados en asistir a ellas, si no se contaba con el beneficio de residir en el mismo lugar; guías de archivo publicadas en tirajes escasos, que han terminado en manos de quienes ya eran usuarios frecuentes del archivo.

En la década de 1990 se produjo un hecho que cambió drásticamente la manera de pensar, trabajar, estudiar y disfrutar del ocio por parte de todos los habitantes del mundo. Gracias a los avances tecnológicos, surgió Internet y la posibilidad de navegar la Web. Desde entonces, Internet se ha venido posicionando como “un nuevo medio de comunicación, cualitativamente distinto de los medios existentes” (de Zárraga, 2009). La posibilidad de comunicación y acercamiento virtual entre los diversos profesionales de distintas instituciones de forma rápida y económica -a través del correo electrónico, del chat o de foros de discusión-, el intercambio y la transferencia de archivos y documentos a una velocidad pasmosa y en tiempo real, el acceso a monografías y publicaciones periódicas en formato electrónico que brindan información no solo de calidad sino de actualidad, son algunos de los aportes de la red de redes al mundo de la información. Para los archivos, Internet ha implicado también un cambio. Ha permitido realizar una de sus funciones principales hasta entonces relegada: la difusión de sus fondos. A través de la Web, los archivos han podido dejar atrás la aparente invisibilidad que los ha caracterizado durante siglos, volviéndose visibles en un mundo que valora cada vez más la información y que exige de los archivos una atención rápida, eficiente y de calidad. Con el advenimiento del paradigma del archivo virtual (Sequeira, 2005), la comunidad de archiveros se ha visto en la necesidad de reflexionar acerca de sus funciones y prioridades, redefiniendo su espacio de trabajo. Internet se ha convertido así en “un motor de cambio de la imagen de los archivos” (Sebastiá i Salat, 1998, p. 91), impulsando el redimensionamiento de los servicios archivísticos, favoreciendo un cambio de actitud frente a los usuarios y sus necesidades de información, y promoviendo la cooperación entre profesionales e instituciones del área.

Ante este contexto, a lo largo de las últimas décadas, los archivos han dirigido sus esfuerzos a aprovechar las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías para facilitar la gestión del trabajo, buscando optimizar la difusión y uso de sus propios recursos a través del ciberespacio. Es cierto que esta tendencia, que incrementa la presencia de los archivos en Internet, se ha visto favorecida e impulsada a la vez por las exigencias de los usuarios de archivo, que ya no solo son los eruditos e investigadores sino todos los habitantes del planeta, cada vez más acostumbrados a realizar a través de la Red todo tipo de consultas sobre los más diversos temas y a acceder a servicios en línea para conocer sus estados bancarios, comprar pasajes aéreos, asistir a cursos de actualización profesional, etc., sin desplazarse de su domicilio; personas que no conciben que el archivo no pueda ofrecerles una atención similar a la que encuentran como respuesta a sus otras necesidades en la red de redes (Martínez Raduá, 1996). Así, surge la necesidad -porque existe la posibilidad/oportunidad- de estar presente en Internet, de ser visible, siendo los sitios web un buen recurso a través del cual los archivos pueden brindar servicios e información relevantes, de forma fácil, rápida y a un costo accesible; establecer un medio de comunicación interactivo entre el usuario y el archivo, que favorezca sentimientos de pertenencia a la institución y sensaciones de transparencia del trabajo realizado; posibilitar la reducción de costes no solo para el usuario, que evita desplazamientos innecesarios hasta la sede del archivo, sino también para el propio centro que tiene ahora la oportunidad de llegar a más lugares y a más usuarios, brindando nuevos y mejores servicios. Todo ello sin grandes inversiones presupuestarias (Ruiz Pérez et al., 1999).

Esta concepción ha sido rápidamente entendida por los países anglosajones, quienes llevan la delantera en el uso de Internet como principal vehículo de comunicación y difusión de sus archivos, especialmente en lo que se refiere a los centros de la administración pública norteamericana, tal como lo señala Martínez Raduá (1996). A la cola de estas iniciativas se encuentra la Unión Europea que, enmarcada en el contexto de la Sociedad de la Información, ha procurado la implantación de programas de mejora de los centros de información, con especial interés en los entornos de la administración pública, con miras a conseguir una e-administración eficaz y transparente. Por su parte, organizaciones internacionales como la UNESCO o el Consejo Internacional de Archivos (CIA) han aprovechado la gran vidriera que es Internet para aportar directorios de archivos, entre otras cosas, como una forma de acercarlos a todos los interesados, mientras cada archivo en particular busca la forma de obtener su propio lugar en el ciberespacio. Estas acciones dejan entrever que los archivos no están desaprovechado la oportunidad que se les brinda para dar a conocer al mundo entero sus valiosos fondos y los servicios que pueden prestar a la sociedad, hecho que queda de manifiesto en numerosos trabajos que analizan la Web en busca de archivos (Agelet Ordobás, 1998; Angulo Morales, 2006; Ruiz Pérez et al., 1999; Más Bleda et al., 2007). Los archivos universitarios no son la excepción (Gil García, 2003; Pené, 2005).

Pero antes de entrar en tema, es preciso determinar qué se entiende por archivo universitario en el contexto del presente trabajo. La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas¹ (Moreno et al., 1996) lo define como: a) un servicio especializado en la gestión, custodia, conservación y difusión de los documentos acumulados por la universidad con fines administrativos, docentes, investigativos y culturales; b) un patrimonio documental conformado principalmente por el conjunto de documentos generados o recibidos por los órganos de gobierno universitario, por las diversas unidades administrativas y académicas, y por las escuelas e institutos dependientes de la universidad; cualquiera sea su fecha, formato o soporte material; sin importancia de la fase en que se encuentren y su ubicación; reunidos, organizados y conservados para facilitar las funciones que la universidad tiene encomendadas, para la información y la gestión administrativa, para la docencia, la investigación y la cultura. Asimismo se contempla, dentro de este conjunto de documentos, aquella documentación generada o recibida por las personas físicas al servicio de la universidad en el ejercicio de sus funciones docentes, de investigación y administrativas, así como los conjuntos documentales de muy diversa índole, cedidos o donados a la universidad, tales como archivos particulares de eruditos, de empresas o fundaciones, entre otros semejantes.

Inscripto en el contexto precedente, el presente trabajo tiene por objeto detectar la presencia en Internet de archivos universitarios existentes en países del continente americano cuyo idioma oficial sea la lengua española, es decir: Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, República Dominicana, Uruguay y Venezuela. Se pretende, asimismo, relevar y analizar los sitios web de los archivos universitarios localizados, prestando especial atención a los contenidos que suelen incluirse en estos sitios web, referidos a cuestiones organizativas del archivo, datos de contacto, servicios disponibles, fondos custodiados, reglamentaciones establecidas y otros tópicos de interés.

Metodología

Para alcanzar los objetivos propuestos se ha procedido a realizar los siguientes pasos: 1) relevamiento bibliográfico sobre el tema; 2) selección y consulta de fuentes para determinar la muestra de sitios web de archivos universitarios a estudiar; 3) determinación de la muestra a estudiar; 4) establecimiento y definición de los criterios a analizar en cada uno de los sitios web de archivos universitarios pertenecientes a la muestra; 5) navegación de los sitios web de los archivos universitarios seleccionados y su estudio en función de los criterios definidos en el paso anterior; 6) análisis estadístico de los datos obtenidos durante el relevamiento de los sitios web de los archivos universitarios; 7) obtención de conclusiones.

Es necesario brindar aquí una serie de precisiones sobre algunos de los pasos precedentes:

• Para la selección de la muestra se han consultado las siguientes fuentes: Directorio web de archivos iberoamericanos de la Fundación MAPFRE Tavera;² Censo-Guía de archivos de España e Iberoamérica del Ministerio de Cultura de España;³ Mapa interactivo de archivos universitarios iberoamericanos de la Universidad de Castilla-La Mancha;⁴ Repositories of primary sources de la University of Idaho Library (Terry Abraham, comp.).⁵

• En cuanto a la muestra: Los archivos universitarios incluidos presentan como requisitos ser un archivo universitario -general, intermedio o histórico- que reúna la documentación de toda la universidad, entendida ésta en su conjunto, y que posea sitio web. Quedan excluidos los archivos parciales de facultades, centros, colegios, así como las colecciones de documentos personales o de otras instituciones ajenas a la universidad que pudieran encontrarse en un archivo universitario. La muestra final, relevada a junio de 2013, se compone de 56 sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos (ver listado completo en el Apéndice). Es preciso mencionar que en 9 de los 19 países analizados no se han podido localizar sitios web (Cuba, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Panamá y Paraguay). En cuanto a los restantes países, la cantidad de sitios web localizados es la siguiente: Argentina: 3, Bolivia: 2, Chile: 6, Colombia: 9, Costa Rica: 3, México: 16, Perú: 4, Puerto Rico: 3, Uruguay: 1, Venezuela: 9. Desafortunadamente no es posible establecer qué porcentaje de archivos cubre esta cifra respecto de la totalidad de archivos universitarios existentes en Hispanoamérica, puesto que no se han encontrado fuentes completas y fiables en las que conste el número exacto de archivos universitarios hispanoamericanos existentes.

• Se han definido los siguientes aspectos para analizar cada sitio web de la muestra: 1) Organización (tipología, historia, misión, competencias y funciones, estructura orgánica); 2) medios de contacto (dirección postal, teléfono, fax, correo electrónico, personal, horario); 3) servicios (descripción, formularios de solicitud de información/documentos, formación de usuarios, visitas guiadas, exposiciones); 4) fondos disponibles (cuadro de clasificación, descripciones, relaciones, guía, inventarios, catálogos, bases de datos, acceso a textos completos, publicaciones); 5) reglamentaciones (reglamento, política de adquisiciones, manual de gestión/procedimientos, directrices sobre acceso, consulta y reproducción de documentos); 6) información de valor añadido (sobre el archivo mismo, archivística, recursos disponibles en Internet); 7) cuestiones de forma (posicionamiento, búsqueda); 8) datos administrativos (fechas, responsabilidades); 9) herramientas Web 2.0 (blog, wiki, redes sociales, RSS).

• En cuanto al uso de herramientas de la Web 2.0, debe aclararse que para el presente trabajo se buscó la huella que permitiera detectar la presencia o indicación de uso de las mismas en el sitio web del archivo relevado, sin acceder a cada herramienta específica para determinar existencias individualizadas.

Resultados

A continuación se incluyen los resultados obtenidos del análisis efectuado a los sitios web de los archivos universitarios hispanoamericanos localizados.

Organización

• Si bien es cada vez mayor el número de archivos universitarios generales hispanoamericanos que ofrecen información y servicios a través de Internet (48%), se observa mayor presencia de los archivos históricos (52%). Esta situación se visualiza claramente en países como Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, México y Puerto Rico. Por su parte, en Costa Rica, Perú, Uruguay y Venezuela es el archivo general el que predomina.

• Los sitios web que incluyen información histórica sobre el centro representan el 59% de la muestra. La mitad de los sitios localizados en Bolivia, Chile, Colombia, México, Perú, Puerto Rico y Venezuela no ofrecen este tipo de información. A pesar de que la inclusión de esta información implica una ardua tarea de investigación por parte del archivero, es fundamental su disposición para los usuarios a efectos de que puedan comprender la gestación del patrimonio documental de la universidad y conocer los avatares sufridos a lo largo de su existencia.

• El 80% de la muestra -repartida entre los diez países analizados- incluye en sus sitios web la misión del archivo, siendo éste un porcentaje razonable. No puede decirse lo mismo de la inclusión de las competencias y funciones del archivo, observado en apenas un 18 % de la muestra (correspondiente a países tales como Argentina, Bolivia, Colombia, Costa Rica, México y Venezuela), y de la disposición del organigrama del archivo y su posición en la estructura de la institución mayor, que solo se registró en el 21% de los sitios analizados pertenecientes a Argentina, Chile, Colombia, México y Venezuela.

Medios de contacto

• El 68% de los sitios web brinda información acerca de la dirección postal del centro. Llama la atención que en poco menos de la mitad de los sitios de archivos correspondientes a países tales como Chile, Colombia, México, Perú y Venezuela resulte un dato ausente. Si bien el sitio web del archivo puede estar subordinado al sitio de la institución mayor o de la dependencia a la cual está adscrito, es conveniente indicar la dirección postal a efectos de evitarle al navegante el tener que recorrer páginas ajenas al centro para poder conocer la dirección del mismo.

• El teléfono y el fax han sido los medios más utilizados por el usuario para realizar consultas al archivo, aunque hoy en día van cediendo espacio al correo electrónico, por su facilidad de uso, velocidad y economía. Esto se refleja en la predominancia de la inclusión de este último (82%) en relación a la inclusión de números de teléfono y fax (70% y 30% respectivamente). Cabe destacar el alto porcentaje de archivos peruanos y venezolanos que no difunden una cuenta de correo electrónico donde remitir consultas (50% y 44% respectivamente).

• Poco más de la mitad de los sitios web de los archivos universitarios de los diez países estudiados incluye datos sobre el personal del archivo (64%). La ausencia de este dato se detecta en sitios de países tales como Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, México, Perú y Venezuela. Es aconsejable disponer esta información a efectos de establecer flujos de comunicación adecuados entre los diversos departamentos del archivo y el usuario, así como también porque implica un acercamiento personal con el usuario, que entabla contacto con personas y no solo con la institución.

• El 29% de los sitios relevados no indica el horario de apertura del archivo, componiéndose esta submuestra por archivos pertenecientes a Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, México, Perú y Venezuela. Siendo éste uno de los datos indispensables que requiere el usuario a la hora de desplazarse hasta la sede del centro para consultar sus fondos, su ausencia solo es explicable si todos los documentos reunidos en el archivo cuentan con descripciones accesibles y están disponibles a texto completo a través de Internet, cosa que hoy en día no ocurre en ninguno de los casos estudiados.

Servicios

• La mayor parte de los sitios web relevados en los diez países hispanoamericanos incluye una relación más o menos extensa de los servicios que ofrece el archivo (74%). Este dato figura ausente en sitios de Chile, Colombia, México, Perú, Puerto Rico y Venezuela. Es importante resaltar que cuanta mejor información se brinde al respecto, mayores posibilidades tendrá el usuario para hacer un uso adecuado de los servicios y menores inconvenientes sufrirán los archiveros ante pautas no expresadas claramente.

• En cuanto al uso de formularios de solicitud de información/documentos, se observa un escaso uso de los mismos desde Internet, ya que solo 4% de los sitios web analizados -correspondientes a Colombia, México, Perú, Puerto Rico y Venezuela- posee formularios, bien para descargar e imprimir (2%) o bien para ser completados en línea (2%). Esta circunstancia puede deberse a que, si la exigencia de firmas no está de por medio en un pedido, el trámite puede realizarse por otros medios de comunicación más tradicionales y ágiles, como el correo electrónico. Si la existencia de estos formularios se basa en la necesidad de estructurar la información que debe aportar el usuario para que el archivero resuelva su consulta, con un formulario web bien diseñado esta necesidad queda resuelta. Sin embargo, la escasa presencia de formularios web deja de manifiesto el poco uso que se hace de las tecnologías de la información en lo que respecta a la atención de consultas de los usuarios, puesto que toda consulta registrada en formularios web puede ser automáticamente introducida en bases de datos, agilizando con ello no solo la carga de datos relativos a consultas y usuarios, sino también su control, al tiempo que se concibe una valiosa fuente de información para el estudio estadístico del archivo.

• Se observa un bajo porcentaje de sitios web de archivos universitarios que incluye información sobre la formación de usuarios (14%), correspondiente a países tales como Argentina, Costa Rica, México y Venezuela. Esto trae a colación varios planteos. Puede pensarse que una formación de este tipo no es considerada necesaria en el contexto archivístico, aunque un repaso de la bibliografía archivística publicada en los últimos años deja entrever que no es acertada esa hipótesis. Puede que no se organicen cursos por falta de personal; no obstante esta realidad, es cierto que las nuevas tecnologías de información facilitan la oferta de cursos virtuales ya que requieren una inversión inicial de tiempo para su planificación y desarrollo pero luego no consumen más tiempo que el necesario para atender algunas consultas y actualizar contenidos. Siempre ha de tenerse presente la posibilidad de trabajar cooperativamente con otros archivos, a fin de diseñar y organizar estructuras formativas generales que con poco esfuerzo permitan su aplicación en contextos concretos.

• En cuanto a la presencia de información referida a la realización de visitas guiadas al archivo, tan sólo se observa su inclusión en el 25% de los sitios web de archivos universitarios, pertenecientes a países como Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica y México. El alto porcentaje de sitios web que no incluye esta información puede ser, a la vez, causa y consecuencia de esta situación, ya que es el propio archivo el que no invita a los ciudadanos a acudir a su sede para conocerlo, hecho que a la vez fomenta la escasa cantidad de solicitudes de visitas guiadas a estos centros, razón suficiente para que el archivo no acreciente la oferta de visitas. Si bien es cierto que muchos archivos prefieren no brindar este servicio hasta tener los fondos correctamente instalados y procesados, habría que reflexionar sobre el hecho de que el usuario vea qué se hace en el archivo y cómo trabaja el archivero, con miras a mejorar la imagen social de una profesión que ha estado oculta por demasiado tiempo.

• En lo que respecta a la realización de exposiciones, solo el 27% de los sitios web analizados aporta información al respecto, distribuidos en ocho de los diez países relevados, quedando fuera de esta submuestra los sitios de Perú y Uruguay. Esto hace pensar si los archivos no estarán desaprovechando una oportunidad para darse a conocer, ya que con el apoyo de las nuevas tecnologías, la puesta en marcha de una exposición virtual no resulta una tarea imposible, permitiendo de esta manera abrir el archivo a los navegantes, al tiempo que se protege el patrimonio documental.

Fondos disponibles

• Se observa una notoria ausencia del cuadro de clasificación en la mayoría de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos (95%), diferenciándose escasos archivos de Bolivia, México y Perú. Esta situación puede hacer pensar que dichos centros no cuenten con este instrumento porque están siendo organizados, o se encuentren en proceso de elaboración del cuadro, o bien que el personal responsable de los archivos no sea profesional archivero, desconociendo la necesidad e importancia de contar con este instrumento.

• Poco más de la mitad de los sitios web analizados en los diez países hispanoamericanos han procurado incluir información sobre sus fondos: un 7% incluye descripciones (archivos de Costa Rica, México, Uruguay y Venezuela), un 16% relaciones (archivos de Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, México y Venezuela) y un 30% menciona el nombre de sus fondos (archivos de Argentina, Chile, Colombia, México, Perú y Puerto Rico). Más allá de esta situación, es necesario elevar ese porcentaje, aunque es posible que la ausencia de descripciones o relaciones de fondos se deba principalmente a que se trata de archivos en proceso de organización.

• Resulta bajo el porcentaje de sitios web que incluyen una guía del centro (11% de la muestra, correspondiente a archivos de Bolivia, Costa Rica, México y Uruguay). Es probable que su ausencia se justifique por la existencia de la misma información en páginas diversas del sitio web del archivo, o bien porque el centro se encuentre en proceso de organización y la redacción de la guía constituya un objetivo futuro.

• También es llamativo el bajo porcentaje de inclusión de inventarios en los sitios web de los archivos universitarios hispanoamericanos (5% de la muestra, correspondiente a archivos de Bolivia, Chile y México), a pesar de la importancia archivística que tienen como instrumentos de difusión de información. Podría justificarse esta escasez por la disponibilidad de inventarios impresos costosos de automatizar, o por la existencia de archivos que no cuentan con este instrumento o se encuentran en proceso de organización.

• Debido a que los catálogos son instrumentos laboriosos y gravosos de realizar, no resulta rara su escasa presencia en el 7% de los sitios web de archivos universitarios, correspondientes a países como Bolivia, Chile y México. Sin embargo, no debe desaprovecharse toda oportunidad en que se realice un catálogo -principalmente con motivo de una exposición de documentos- para publicarlo en Internet, a fin de abrir el archivo a toda la comunidad de navegantes.

• Con miras a brindar servicios a todo tipo de usuario (interno y externo, local o remoto), se vuelve imprescindible contar con bases de datos disponibles vía Internet. Si bien hoy en día el porcentaje de sitios web de archivos universitarios que incluyen bases es bajo (13% de la muestra, correspondiente a países como Bolivia, Chile, Colombia, México y Venezuela), se observa una tendencia ascendente, aunque también está latente la concepción de disponer las bases vía Intranet, limitando así el acceso a los usuarios registrados del centro. En cuanto a las bases de datos únicamente disponibles en las sedes de los archivos (9% de la muestra, correspondiente a países como Argentina, Colombia, México, Perú y Venezuela), sería importante poder colocarlas en Internet; aunque esto requiere de conocimientos técnicos y un presupuesto que deben contar con el apoyo -y no solo los buenos deseos- de las autoridades de la institución mayor en la que está inserto el archivo.

• El 21% de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos -correspondientes a países tales como Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, México y Venezuela- brindan la posibilidad de ojear documentos a texto completo. Este bajo porcentaje puede tener su origen, principalmente, en el tema de la protección de datos personales. Su libre disponibilidad requiere un análisis concienzudo del contenido a fin de determinar si no hay personas cuya intimidad se vea herida por la publicidad del documento, siendo necesario el establecimiento de diversos niveles de acceso, según la documentación y el usuario que solicita la información. En cuanto a la documentación histórica, si bien es más factible su publicidad, requiere una importante inversión para su acondicionamiento y digitalización, situación que no se da en todos los casos.

• El porcentaje de sitios web de archivos universitarios que incluyen relaciones de publicaciones sobre el archivo o de investigaciones realizadas con materiales del archivo es relativamente bajo (13% de la muestra, localizada en países como Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, México y Uruguay). Se destaca la importancia de esta información no solo como guía para futuras investigaciones, sino también como valiosa fuente de información y difusión sobre el archivo y sus fondos.

Reglamentaciones

• Tan solo el 27% de los sitios web analizados incluye el reglamento del archivo; destacan Perú y Puerto Rico como países donde ninguno de sus archivos declaran información al respecto. Esta situación solo se explica a partir de la inexistencia de reglamentos aprobados por las autoridades principales de la institución mayor, ya que si el centro contara con este documento, no sería dificultosa y sí beneficiosa su publicación en Internet.

• Un escaso 5% de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos, localizados en Argentina, México y Uruguay, explicitan sus políticas para la adquisición de fondos y colecciones. Esto hace suponer que los centros restantes no cuentan con políticas establecidas al respecto, tomando las decisiones para cada caso, de forma individual y aleatoria, lo que implica cierta inestabilidad jurídica respecto de las responsabilidades que asume el archivo cuando acepta adquirir una nueva agrupación de documentos.

• Solo el 28% de los archivos relevados, localizados en Costa Rica, Perú y Venezuela, difunde a través de la Web sus procedimientos de trabajo. Es recomendable elevar este porcentaje porque la difusión de la información procedimental tiene varias utilidades: a) para el propio centro, que va constituyendo su manual acerca de cómo trabaja; b) para empleados, autoridades y usuarios, que tienen un documento escrito donde se pautan formas de trabajo que permiten al archivo un accionar coherente a lo largo del tiempo; c) para otros archiveros, que pueden emplear la información que se vuelca en el sitio web como fuente de inspiración al encarar tareas similares.

• Si bien la mitad de los sitios web de archivos universitarios de los diez países analizados incluye información acerca del acceso (48%), la consulta (54%) y la reproducción (45%) de sus fondos, se considera que estos porcentaje son demasiado bajos, sobre todo si se pretende que el sitio web constituya una verdadera fuente de información para el usuario que consulta desde su casa o trabajo y que busca conocer de antemano todos los requisitos que le solicitará el archivo y todos los obstáculos que encontrará en el camino de su investigación en dicho centro.

Información de valor añadido

• Varios son los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos que incluyen informaciones referidas a diversos tópicos y que aportan así un valor añadido a quien consulta su sede web. Están aquellos que incluyen información sobre el propio archivo: transporte (9%), FAQ (11%), informes técnicos (2%), proyectos (9%), noticias y novedades (39%), buzón de sugerencias (4%), fotos de las instalaciones (18%); siendo las categorías noticias y fotos las que están presentes en el 90% de los países en estudio. También están los que incluyen información sobre archivística: nociones teóricas (7%), legislación archivística y sectorial (20%), glosario (7%); categorías éstas que están presentes en el 40% de los países relevados. Por último, están los que incluyen información sobre recursos de interés disponibles en Internet: asociaciones profesionales (2%), foros (2%), sitios web de otros archivos (27%), recursos de información de interés archivístico (27%); siendo las categorías archivos y recursos las presentes en el 70% de los países analizados. Ante este abanico de posibilidades es recomendable que, al momento de ponerse a trabajar en el diseño o remodelación del sitio web, se realicen lecturas de bibliografía sobre el tema y se efectúen visitas a sitios web de instituciones similares, a efectos de tomar ideas para la inclusión de tópicos de valor agregado no solo para el usuario navegante, sino también para el personal del archivo y de la institución mayor en la cual éste se encuentra adscrito.

Cuestiones de forma

• Mientras que un 64% de los archivos universitarios relevados en los diez países hispanoamericanos cuenta con sitio web propio, el 36% restante posee un espacio digital subordinado al sitio/página web de otra unidad administrativa de la Universidad, sea ésta la dependencia superior a la que el archivo está adscrito (21% de la muestra, correspondiente a archivos de Chile, Colombia, México, Perú y Venezuela), o bien la Biblioteca universitaria (14% de la muestra, correspondiente a archivos de Argentina, Chile, México y Puerto Rico). Puede pensarse que el alto porcentaje observado en este ítem tiene su justificación en la valorización que el archivo viene teniendo desde hace poco tiempo atrás, no solo dentro de la institución mayor sino también dentro del contexto mundial en el que se ve inserto gracias a Internet.

• En lo que respecta a la recuperación de información volcada en el sitio web, se observa que el 32% de los archivos universitarios localizados en nueve de los diez países cuenta con mapa⁶ (salvo Uruguay), mientras que el 36% posee buscador⁷ (salvo Chile).

• En cuanto al registro de visitas al sitio web, tan solo un 9% de los archivos analizados posee contador, correspondientes a Bolivia, Costa Rica, México y Perú.

Datos administrativos

• El 29% de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos indica la fecha de su creación y el 18% la fecha de actualización. Esta situación se observa en el 60% de los países relevados.

• En cuanto al responsable del sitio, este dato se indica en el 63% de los sitios localizados en nueve de los diez países estudiados (se exceptúa Argentina, donde el dato no figura).

Web 2.0⁸

• Un escaso 18% de los archivos universitarios hispanoamericanos posee su espacio 2.0 a través del uso de la herramienta blog, ya sea propio (11% de la muestra, correspondiente a archivos de Colombia, México, Perú y Venezuela), de la universidad en que se inscribe (2% de la muestra, correspondiente a archivos de México) o en el de la biblioteca (5% de la muestra, correspondiente a archivos de Argentina, Chile y Puerto Rico).

• Ninguno de los sitios relevados hizo mención de la existencia de wiki, ya sea de temas del archivo o bien de archivística en general.

• Tan solo el 27% de los sitios web de archivos indica presencia a través de la red social Facebook, empleando un espacio propio (11% de la muestra, correspondiente a archivos de Argentina y Chile), bien el de la universidad (9% de la muestra, correspondiente a archivos de Argentina, Bolivia, Chile, Colombia y Costa Rica) o el de la biblioteca (7% de la muestra, correspondiente a archivos de Argentina, Chile, México y Puerto Rico). Cabe señalar que Colombia, México, Perú y Venezuela son los países en los que se observa mayor cantidad de archivos que no utilizan esta herramienta.

• En cuanto al uso de Twitter, el 23% de los sitios indica su empleo, declarando un espacio propio (9%de la muestra, correspondiente a archivos de Chile, Colombia y Venezuela), o bien su participación en el espacio de la universidad (9% de la muestra, correspondiente a México, Perú y Venezuela) o de la biblioteca (5% de la muestra, correspondiente a archivos de Chile, México y Puerto Rico).

• Respecto de la utilización de canales RSS, puede observarse que tan solo 16% de los sitios analizados hace mención de los mismos, detectándose un 7% de canales propios (Chile, Colombia, México, Perú), 5% a través de canales de la Universidad a la que pertenece el archivo (Perú y Venezuela) y un 4% mediante canales de la Biblioteca (Chile y Puerto Rico).

A modo de conclusión

Si bien no se dispone de listados o directorios fiables y completos que permitan estimar la totalidad de los archivos universitarios existentes en los países americanos contemplados en el presente trabajo, puede observarse que la presencia de este tipo de archivos en Internet va en aumento, aunque con cierta lentitud. Esto puede comprobarse al comparar los resultados obtenidos por un estudio similar realizado en 2005, donde se localizaron 42 sitios web (Pené, 2005), en relación a los 56 sitios recuperados en 2013, siendo México el país que destaca por su mayor crecimiento en este sentido, y siendo el archivo en su fase histórica el que comienza a cobrar más protagonismo en el ciberespacio.

Otro dato a rescatar es que poco más de la mitad de los archivos posee web propio, lo que representa un buen indicador del posicionamiento de los archivos dentro de las instituciones mayores. No obstante esta ventaja, presentan como falencia a superar la ausencia de mecanismos de recuperación como los mapas y los buscadores. Asimismo cabe señalarse que, si bien el dato de responsable figura en más del 50% de los sitios relevados, no se brinda el mismo tratamiento a las fechas, tanto de creación como de actualización.

En lo que a informaciones incluidas en las webs se refiere, puede resumirse que es escasa aquella relativa a las funciones y estructura orgánica del archivo, no así de la misión e historia del centro, tal vez por no estar definidas o bien por no considerarlas de interés para la comunidad ciberusuaria. En cuanto a los medios de contacto (dirección postal, teléfono, correo electrónico), si bien son incluidos en la mayoría de los sitios web, aún existe aproximadamente un 20% que no los indica, obligando al usuario a navegar por otras páginas de la universidad para obtener los datos requeridos.

En materia de reglamentaciones, puede observarse que si bien la mitad de los sitios incluye información sobre pautas para el acceso, la consulta y la reproducción de documentos, no ocurre lo mismo con el reglamento del archivo, su política de adquisiciones y el manual de procedimientos. Si bien este último documento puede parecer no relevante para los usuarios, los dos primeros resultan fundamentales para conocer el archivo y actuar de acuerdo con su política.

En cuanto a la inclusión de otras informaciones, consideradas como de valor añadido, puede decirse que los porcentajes son muy bajos, predominando las noticias, las fotos del archivo y de sus colecciones, así como la guía de preguntas (más conocida como FAQ).

Respecto de los servicios ofrecidos a través de la Web, la mayor parte de los sitios incluye al menos una relación de los mismos, priorizando la difusión de descripciones de los fondos y las visitas y exposiciones presenciales. En cuanto al acceso a los fondos custodiados por el archivo, aún sigue siendo muy bajo el porcentaje de instituciones que ponen a disposición de la comunidad usuaria las descripciones y el texto completo de los documentos.

Finalmente, ya extendido el uso de la Web 2.0 en nuestra sociedad, cabe preguntarse cómo están empleando los archivos estas herramientas. Pues bien, el estudio realizado permite determinar que aún es escasa su utilización, aunque comienza a vislumbrarse un tímido crecimiento en las redes sociales de archivos universitarios hispanoamericanos que han comenzado a ser visibles.

Más allá de la situación descrita, es elogiable el esfuerzo y trabajo realizados por los archivos universitarios hispanoamericanos que han publicado su sitio en Internet, ganando así un lugar en el ciberespacio. Sin embargo, es reducido el número de sitios web que disponen de unos contenidos que en su conjunto otorgan utilidad y calidad al sitio. Por ello, se recomienda una revisión de los contenidos publicados en Internet por parte de sus responsables, puesto que el panorama hispanoamericano se encuentra constituido por valiosos ejemplos de sitios con diseño cuidado, así como por otros sitios que deben replantear su estructura y contenidos prontamente. Es fundamental entender que la construcción del sitio web del archivo universitario ha de pensarse estratégicamente y debe estar basada en el estudio de necesidades del centro y en el análisis de la experiencia de otros sitios web.⁹

Como bien expresa Lara Navarra (1999, p. 153), “el archivo, como cualquier centro de información, encuentra su dimensión una vez que se le conoce, y así justifica los esfuerzos realizados para conservar la documentación, rentabilizando a través de la difusión de la información los recursos empleados”. Para “ser conocidos” es necesario que los archivos universitarios hispanoamericanos utilicen mecanismos que potencien una alta difusión, siendo Internet y la WWW herramientas adecuadas para encarar esta tarea, no solo por su economía y facilidad de uso, sino también por su alcance geográfico, ya que posibilitan la visibilidad del archivo ante el mundo entero.

Notas

1) http://cau.crue.org

2) http://www.mapfrecajasalud.com/fundacion/es/centrodocs/3_4-directorio-iberoamericano.shtml

3) http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

4) http://www.uclm.es/archivo/mapaib/

5) http://www.uidaho.edu/special-collections/Other.Repositories.html

6) Se trata de árboles jerárquicos o listados clasificados donde se mencionan los tópicos principales que conforman el sitio Web, de manera que se pueda obtener un panorama general de los contenidos del sitio con solo una mirada al mapa.

7) Se trata de motores de búsqueda, tipo Google, que se circunscriben al sitio Web en cuestión, permitiendo la búsqueda por palabras dentro del contenido de dicho sitio.

8) La averiguación acerca del uso de herramientas 2.0 fue realizada desde los propios sitios web de los archivos consultados, buscando mención de blogs, wikis, canales RSS y participación en redes sociales. Se busca así ver cómo el propio archivo, desde su sitio, indica este espacio como un nuevo canal de comunicación con la comunidad usuaria. Pudo observarse que, en varios casos, los archivos hacían uso de estas herramientas pero no lo indicaban desde su sitio.

9) Se recomienda la lectura de las directrices generales para la construcción de sitios web de instituciones archivísticas publicadas por el Conselho Nacional de Arquivos de Brasil, disponibles en: http://www.arquivonacional.gov.br/pub/virtual/diretrizes.htmv [Consulta^: 1 sep 2005].

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Apéndice:
Listado de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos relevados

Recibido: 12 de junio de 2013.
Revisado: 24 de septiembre de 2013.
Aceptado: 22 de octubre de 2013.

Cita recomendada:

Pené, Mónica G. 2013. Visibilidad de los archivos universitarios hispanoamericanos a través de Internet [en lìnea], vol. 3, nº 1, p. 30-44. Disponible en: http://www.palabraclave.fahce.unlp.edu.ar.

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