Irima Campillo Torres, Raudel J. Rosquete Martínez, Magalys Palomino Palomino, Dominica Legañoa Ferrá, Anysley Cano Inclán & Idalmis Cabrera Morales
Facultad de Informática de la Universidad de Camagüey “Ignacio Agramonte”, Camagüey, Cuba. e-mail: irima.campillo@reduc.edu.cu.
Resumen: El nuevo contexto impone a las organizaciones la necesidad vital de disponer de adecuadas infraestructuras de comunicación, que les permitan conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno. El presente artículo pretende mostrar la estructura organizativa del Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivo SiGeID (1.0), como una herramienta informática que ayuda a las organizaciones empresariales al perfeccionamiento de la gestión de documentos. Dividido en tres módulos: Gestión y Seguridad Documental, Gestión de Archivo y Administración y Configuración, se tienen en cuenta además sus requerimientos funcionales y no funcionales.
Palabras claves: Gestión de documentos, sistema y requerimientos.
Abstract: The new context imposes to the organizations the vital necessity to have appropriate communication infrastructures, that allow them to achieve a real and enough knowledge of the environment. The present article seeks to show the organizational structure of the Integral Management System for Archive Documents (SiGeID 1.0), as a computer tool that helps the enterprises to improve the document management. Divided in three modules, Management and Documental Security, Archive Management, and Management and Configuration, the functional and not functional requirements are also kept in mind.
Keywords: Management of documents, system and requirements.
El desarrollo científico tecnológico actual requiere de nuevas conceptualizaciones, dentro de las Ciencias de la Información, para el estudio de los documentos y la transferencia de información en diferentes formatos. Hoy no puede entenderse la actividad documental lejos de técnicas novedosas, resultantes de la utilización de dispositivos tecnológicos para el análisis documental, al procesar grandes cantidades de informaciones y ponerlas a disposición de los usuarios, lo cual tiene como consecuencia la solución de problemas informativos y la toma de decisiones.
El crecimiento, a menudo caótico y desordenado, de las informaciones y su incidencia en la vida social, económica y cultural ha originado la evolución hacia la Sociedad de la Información. El escenario actual reclama una planificación, coordinación y control de la información que redunda en beneficios para las instituciones. Se necesita el establecimiento de políticas de prioridad relacionadas con acciones para el aumento de los recursos y la competitividad en las organizaciones.
El reconocimiento del papel que pueden tener los archivos es un hecho aún bastante reciente que se empieza a tomar en consideración junto con el esfuerzo desplegado por el colectivo profesional de la gestión de documentos; la introducción de tecnologías de información y comunicación (TIC) en el tratamiento documental facilita el acceso de los ciudadanos a la información y promueve una mejora efectiva de la formación de los profesionales en conjunto.
En concordancia con lo anterior, se reflexiona sobre las teorías de autores como Farlan, Kenney, Pyburn y Millar, cuando afirman que “la información y las tecnologías de la información en la actualidad ofrecen nuevas formas de competir en las empresas” (citado por Paños, 2000). En esta misma línea Ponjuán considera que:
[...] desde la última década del pasado siglo las organizaciones ganaron conciencia de la necesidad de obtener ventajas con relación a sus competidores e identificaron que las mayores ventajas se obtenían de aquellos elementos que se derivaban del quehacer de sus trabajadores y técnicos, y que principalmente el conocimiento constituía el aspecto que marcaría diferencias en el futuro (Ponjuán, 1998).
Con el presente artículo se pretende hacer un aporte a la investigación archivística mediante el diseño e implementación de un Sistema de Gestión Integral de Documentos de Archivo (SiGeID 1.0) para organizaciones empresariales, con una aplicación tecnológica acorde a las políticas institucionales, el cual puede ser utilizado en aquellas instituciones que deseen mejorar el proceso de gestión documental.
En Cuba aún son escasos los estudios sobre la temática que se aborda en el presente texto. La misma ha sido afrontada en eventos, talleres nacionales e internacionales, pero no es posible considerar que se haya alcanzado cierto grado de sistematización al respecto. Estas cuestiones precisan de soluciones óptimas a los problemas de la gestión de documentos, específicamente en las organizaciones empresariales, que “a lo largo de la historia han necesitado dejar constancia de su actividad; y no bastan las soluciones tradicionales sino que se precisan planes corporativos de gestión de documentos, que respondan a una concepción global y a una implantación” (Bustelo, 2000).
Desde la antigüedad, los documentos son considerados una especie de objeto portador de información con una base textual, registrados en libros, manuscritos, diarios, revistas y otros. A partir de la segunda revolución industrial se producen múltiples formas informativas y cambia la concepción del documento como información fijada solo en impresos, conceptualizada, enseñada y aprendida.
En tal sentido, Moreiro (1998), basado en las teorías de Otlet, refiere que “documento es toda fuente de información física que comunica inscripciones, imágenes, sonido, texto, objetos con indicios de intervención humana, creaciones artísticas, e incluso materiales naturales”. En el Tratado de documentación de Otlet, publicado en 1934, resultó significativa la percepción sobre las diferencias entre el libro y el documento. Considera imprescindible el procesamiento de nuevos formatos (fotografía, diapositivas, fotocopias, películas de cine y programas de radio).
Un documento de archivo “es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o forma” (Diccionario de terminología archivística, 1992).
En la actualidad se han introducido dos conceptos diferentes para referirse al documento de archivo: el record y el archive, que al traducirse al español se representan por los términos de registro y documento de archivo. En los primeros se incluyen todos los documentos generados por entidades públicas o privadas, corporativas o individuales, destinados a dejar constancia y dar fe de la acción de esas entidades en virtud de sus obligaciones legales o por la de trámites administrativos o de cualquier otra índole; documentos que son preservados por sus poseedores, como evidencia o testimonio de tales actuaciones.
Los segundos, los documentos de archivo, son los que ameritan preservación permanente con fines de investigación y son depositados en instituciones archivísticas, debido a los valores secundarios que se les reconocen (valor primario cuando fungen como evidencia o testimonio para acciones administrativas o legales de sus propietarios, valor secundario cuando la evidencia o testimonio se emplea en investigaciones de carácter histórico o de otra índole).
Esta división de carácter más pragmático que científico, está determinada por el lugar de conservación y el uso de los documentos, y no por las explicaciones científicas de las esencias, manifestaciones fenoménicas, evolución genético histórica, leyes y regularidades propias del fenómeno archivístico; es evidente que se produce desde el punto de vista científico una interrelación de disciplinas.
Por otro lado, algunos autores identifican la gestión o administración de documentos con el ciclo vital de la documentación, o lo que es lo mismo, con aquellas fases por las que pasa un documento desde que se inicia o nace en la entidad de origen hasta que se determina su incorporación en el archivo de conservación permanente en su desecho final.
Este ciclo se refiere a las diferentes etapas por las que atraviesa un documento en su vida, desde su creación hasta su destrucción o conservación permanente; y es a partir de las particularidades de los documentos en cada una de sus fases que se deben establecer los programas de gestión documental.
En el año 1972 Wyffels (citado por Mena, 2005), expuso su teoría de las tres etapas o edades de los documentos, las cuales se relacionan con las distintas categorías de archivos (archivo de gestión, archivo central o intermedio y archivo histórico).
Primera etapa o edad: es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Está cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios, al alcance de la mano para su manejo frecuente.
Segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la misma frecuencia de la primera etapa. Esta fase corresponde a una archivación intermedia, en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor secundario.
Tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Se archiva y conserva de forma definitiva.
Es preciso señalar que con independencia de la etapa en que se encuentre un documento, es innegable el valor que representa en todos los casos, por ello se coincide con Barata (2004) al señalar que “la gerencia y preservación a largo plazo de los documentos, es una preocupación principal concerniente a los archivos, pues conservar los documentos, implica diversos retos incluyendo, por supuesto una política de conservación”.
Para lograr una adecuada organización de los documentos, surge la gestión documental, como:
[...] área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización (AENOR, 2006a).
Actualmente se plantea que la gestión de documentos no es algo nuevo. Esta actividad es casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. Estos tipos de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales (Villavicencio, 2008).
En los momentos actuales se establece la normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar la adecuada atención y protección de los mismos. Este postulado permite que la evidencia y la información que contienen los documentos puedan ser recuperadas de un modo más eficiente y más eficaz usando prácticas y procedimientos normalizados.
Como se manifiesta en la UNE 15489-1:2006, la gestión de documentos de archivo ofrece amplios beneficios, ya que regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades (AENOR, 2006). En una organización la gestión de documentos de archivo permite:
Estos beneficios presuponen que en cada organización alguien debe poseer la responsabilidad y autoridad para administrar los documentos y estar adecuadamente preparado para hacerlo. El servicio de documentación de una empresa actúa como puente entre el mundo de la información y las necesidades de los usuarios de documentación en la empresa.
Una gestión eficiente de documentos debe “articularse con nuevas tecnologías de información y comunicación y los sistemas de gestión de calidad” (Revah, 2009), no solo para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, sino también para maximizar el uso de la información presente y futura. Un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización, que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.
Hoy no puede entenderse la actividad documental lejos de técnicas novedosas. El aporte principal de los dispositivos tecnológicos en el análisis documental es decisivo y rápido al procesar grandes cantidades de informaciones y ponerlas a disposición de los usuarios, lo cual tiene como consecuencia la solución de problemas informativos y la toma de decisiones Se hace evidente “la necesidad de un nuevo profesional de la documentación, como consecuencia de las nuevas tecnologías, de la cantidad explosiva de documentos y su aplicación a la eficiencia y competitividad de los negocios” (Casanova, 2008).
Con la paulatina incorporación de las nuevas tecnologías de la información por parte de varios tipos de empresas e instituciones en los distintos procesos de la cadena de producción y de gestión se han modificado sustancialmente los modos y maneras de trabajo dentro de las mismas. Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales servicios de información y documentación y para los profesionales de los mismos, encargados de gestionar el conocimiento.
Se considera que la información interna y externa es un elemento estratégico dentro de las organizaciones que aporta competitividad para las mismas. Las diversas formas de los documentos electrónicos, tipologías y adecuación de las actuales herramientas informáticas para la gestión integral de la documentación circulante, son factores esenciales para analizar detenidamente por parte de los servicios de información y documentación de toda institución a la hora del diseño de un sistema de gestión electrónica de documentos. Estas ideas cobran una especial importancia en nuestros días.
El valor actual del documento dentro de las organizaciones viene derivado de las características que determinan a los actuales documentos electrónicos, entre las que se destacan:
Actualmente se habla de documentos inteligentes, como contenedores dinámicos de conjuntos de información creados por distintas aplicaciones, que se revisan y actualizan de manera automática. Según García y Martín (2006), en este entorno conceptual aparecen en el mercado distintos productos informáticos orientados al control y la gestión integral de la documentación, conocidos por sistemas o herramientas de gestión electrónica de documentos (GED) o por el término anglosajón de electronic document management systems (EDMS). Se amplían las distintas alternativas y sistemas componentes de un GED, ya sea para la gestión del conocimiento en forma genérica o como negocio, siendo un nuevo ámbito para la tradicional gestión de información (Casanova, 2008).
Se trata de una tecnología relativamente reciente cuyo grado de implantación en nuestro país es escaso y ha revolucionado el concepto de gestión documental dentro de las organizaciones. Algunos autores denominan a esta nueva forma de gestión documental con el nombre de sistema de gestión corporativa de la información.
La mayor parte de los productos de GED son una evolución lógica de los tradicionales sistemas de gestión documental, a los que se les ha añadido nuevas funcionalidades, integrando otras tecnologías informáticas ya existentes en el mundo empresarial, para dar respuesta global a las necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones. Tal integración hace de estos productos herramientas potentes para la gestión electrónica de la documentación, orientada principalmente a grandes entidades con estructuras organizativas y funcionales complejas.
La gestión documental en las organizaciones empresariales está dirigida hacia el desarrollo de un conjunto de mejoras imprescindibles para la administración y control de la documentación, pues la mayoría de las empresas necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada en el desarrollo de los procesos que realizan. El diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos de archivo se convierte de hecho en una solución exitosa que aumenta la cultura informacional en las personas, mejora el desempeño de las funciones de la organización y sus procesos documentales a partir de cambios estructurales y tecnológicos que influyen en el incremento de la eficiencia.
Se coincide con Alberch (2005), quien plantea que “la propuesta de un sistema de gestión integral de documentos, precisa de la formulación de una nueva cultura administrativa y gerencial, que asuma con seriedad las ventajas y los costes de la organización”. La incorporación de las tecnologías informáticas por parte de las empresas e instituciones en los diferentes procesos de la producción y la gestión ha hecho que se modifiquen sustancialmente los modos y maneras de actuar dentro de las mismas. Este hecho tiene importantes repercusiones para los actuales servicios de información y documentación que evolucionan de forma considerable, aspecto que favorece el desarrollo de programas que tienen su objeto en el documento.
Variadas herramientas informáticas, como los sistemas integrados de gestión de la documentación, controlan la producción, circulación, almacenamiento y recuperación de cualquier tipo de información. Entre las características principales de estos sistemas se encuentran las siguientes:
Una muestra fehaciente son los software de gestión documental, los cuales constituyen programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, los que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes a partir de documentos en papel. Se trata de una tecnología relativamente reciente que ha revolucionado el concepto de gestión documental dentro de las organizaciones. Algunos autores denominan a esta nueva forma de gestión documental con el nombre de Sistema de Gestión Corporativa de la Información.
Para enfrentar la adquisición de estos sistemas, las empresas requieren desarrollar programas de capacitación y adquirir una disciplina en el funcionamiento del software que les permita el control, la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información contenida en los documentos. Se necesita estudiar los sistemas de uso y archivo de los documentos, para valorar su adecuación, rediseño o sustitución por otros nuevos. Según el análisis de Cruz:
En toda entidad, pública o privada, se pueden dar dos supuestos al respecto: que exista un sistema de archivo implantado y en funcionamiento, en cuyo caso se trata de analizar sus puntos fuertes, sus puntos débiles, y readaptarlo a las necesidades de la entidad y a las oportunidades y amenazas de futuro; o puede suceder, y es lo habitual, que no haya nada hecho y deba diseñarse desde la base (Cruz, 2006).
Para la realización del diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos de archivo, resulta esencial la disposición estratégica que refiere la norma UNE 15489:2006 (AENOR, 2006). Sus acciones constituyen herramientas fundamentales para el desarrollo de la gestión documental, con un basamento estandarizado, nivel de actualización y flexibilidad en cada una de las etapas. Según la norma, las tareas pueden realizarse de forma reiterada, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organización, los requisitos formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organización y la gestión de documentos de archivo (Figura 1).
Figura 1. Diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos (norma UNE 15489:2006, AENOR, 2006a,b).
A partir de estos fundamentos se desarrolla SiGeID (1.0), un software destinado a instituciones cubanas que permite la organización, conservación y difusión de la documentación como parte estratégica de las funciones de las empresas. Para el diseño se tuvo en cuenta el historial de la gestión documental en el país, así como otros software existentes para este proceso a nivel nacional; partiendo de las actuales modificaciones y normativas que se implementan como parte de las exigencias del proceso de perfeccionamiento empresarial. Es una oportunidad más para las instituciones que deseen llevar adelante el proceso de gestión documental, bajo estos requerimientos.
Conceptualización (Concepción o Inicio): descripción del proyecto con la finalidad de delimitar su alcance. En esta fase se concretó la viabilidad de SiGeID (1.0), mediante un análisis que determinó la continuidad del proyecto (análisis del negocio); a partir de los objetivos del sistema, desde el punto de vista funcional y técnico. La comunicación efectiva entre usuarios y miembros del proyecto, hasta llegar al entendimiento de qué hacer en el futuro, fueron clave del éxito en la producción del sistema.
Elaboración: permitió definir la arquitectura del sistema con la obtención de una aplicación ejecutable que responde a los casos de uso que la comprometen. Se desarrolló en profundidad cada parte individual del sistema, tomando decisiones sobre la base de la comprensión del sistema completo y los requerimientos identificados (funcionales y no funcionales) de acuerdo con el alcance definido.
Construcción: se obtuvo un producto listo para su utilización (ya implementado en algunas empresas) que está documentado con un manual de usuario. Se le efectuaron pruebas y fue puesto a consideración de un subconjunto de usuarios.
Implementación: se definió la distribución de las clases y objetos en componentes, los nodos a utilizar y la ubicación en ellos de los componentes, así como la estructura en capas de la aplicación.
Prueba: se le buscaron defectos a lo largo del ciclo de vida de los documentos, permitiendo verificar que el sistema proporciona la funcionalidad descrita en los casos de uso.
Objetivos: se comprobó que el sistema permite:
Consta de tres módulos que agrupan las principales funcionalidades del sistema.
Para el acceso cuenta con tres tipos de usuarios (Figura 2):
Figura 2. Principales funciones de los usuarios. (Elaboración propia).
Producto de la interacción de los usuarios con el sistema, resulta imprescindible un conjunto de habilidades relacionadas con los requerimientos funcionales del mismo:
Administrador
Habilidad para gestionar usuario individual.
Habilidad para gestionar grupo de usuarios.
Habilidad para gestionar un fondo
Archiveros o responsables de archivo
Habilidad para gestionar permiso
Habilidad para gestionar serie
Habilidad para gestionar unidad documental
Usuarios
Habilidad para gestionar documento
Habilidad para gestionar comentarios
En las figuras 3 y 4 se muestran, respectivamente, la página principal y la página secundaria de SiGeID.
Figura 3. Página principal de SIGeID (1.0). (Elaboración propia).
Los requerimientos no funcionales del sistema forman parte significativa de su especificación, son importantes para que clientes y usuarios puedan valorar las características no funcionales del producto, como su uso, seguridad y conveniencia, lo cual marca la diferencia entre un producto bien aceptado y uno con poca aceptación.
Los requerimientos de usabilidad se derivan de una combinación de lo que el cliente trata de lograr con el producto y lo que los usuarios finales esperan del mismo.
Figura 4. Página secundaria de SiGeID (1.0). (Elaboración propia).
La versión SiGeID (1.0) gestiona archivos con los siguientes formatos: .doc; .docx; .xls; .xlsx; .pdf y posee la propiedad de ser escalable para agregar nuevos servicios sin afectar los ya existentes o en funcionamiento.
Confiabilidad: Permite la creación de copias de los documentos de los fondos en un determinado período de tiempo. La modificación de la ubicación de un fondo requiere la creación de una salva de los documentos del fondo y luego el traslado de los mismos hacia la nueva ubicación. La eliminación de fondos, secciones, series o unidades documentales requiere la transferencia de los documentos hacia otras estructuras, de lo contrario se eliminan los archivos de la estructura eliminada.
Seguridad: Sin restarle valor a los restantes, este requerimiento está entre los más importantes, ya que provoca los mayores riesgos si no se maneja correctamente. La seguridad se divide en:
En sentido general la seguridad de cualquier sistema no solo tiene en cuenta la seguridad del mismo sino también del ambiente donde se utiliza. Por tal motivo, hay que contemplar la seguridad física del lugar donde se usa la aplicación, los controles administrativos establecidos para el acceso al sistema y las regulaciones legales que afectan o determinan su uso, las que deben tenerse en cuenta si se incumplen.
SiGeID (1.0), permite el registro de una cantidad finita de datos para poder desarrollar una auditoría. Los usuarios que utilicen el sistema deben autentificarse antes de ingresar al mismo, ante cualquier dificultad con la autenticación deben dirigirse a los administradores del sistema.
Soporte: Abarca todas las acciones a tomar una vez terminado el desarrollo del software con motivo de asistir a los clientes, así como lograr el mejoramiento progresivo y evolución en el tiempo. Pueden incluir: pruebas, extensibilidad, adaptabilidad, mantenimiento, compatibilidad, configuración, servicios, instalación entre otros.
Apariencia o interfaz externa: Los requerimientos de apariencia se hacen más importantes a medida que los productos de software se mueven hacia áreas más orientadas al consumidor. Productos muy sofisticados como las cámaras digitales, cámaras de video u organizadores personales dan la impresión a los clientes de ser muy fáciles de operar, sin embargo contienen un gran nivel de funcionalidad. En SiGeID (1.0) se utilizan los lineamientos de código establecidos por la dirección del proyecto para la uniformidad y comprensión en el código fuente del mismo.
Requerimientos de hardware y software: El servidor debe tener un sistema operativo Windows 2007 o superior, memoria RAM 512 MB o superior. Disco duro de 40 GB o superior. El cliente debe contar con sistema operativo Windows 2007 o superior, memoria RAM 512 MB o superior. Navegador compatible con PHP.
Ayuda y documentación: El producto además cuenta con manual de usuario y ayuda interactiva para asegurar el uso eficiente del mismo.
Trazabilidad de requerimientos del sistema: La trazabilidad de requisitos se define como la habilidad para describir y seguir la vida de un requisito en ambos sentidos, hacia sus orígenes o hacia su implementación a través de todas las especificaciones generadas durante el proceso de desarrollo del sistema. La trazabilidad permite seguir cómo todas estas especificaciones detalladas son traducidas en documentos para el usuario. Entre sus objetivos se encuentran:
Dentro del alcance del SiGeID (1.0) está prevista la capacidad de adaptarse a cualquier organización empresarial o entidad que lo utilice como herramienta informática, gracias a su diseño genérico y escalable, a partir de normas y estrategias internacionales estandarizadas para la gestión de documentos. El sistema es considerado un fundamento necesario para el establecimiento de una adecuada gestión del ciclo de vida completo de los documentos, es decir un tratamiento ordenado y lógico, desde el momento en que se crean o se reciben hasta el momento en que son conservados o eliminados, dependiendo de las políticas que tenga cada organización.
Colectivos (referidos a la organización)
Individuales (referidos a los usuarios)
En relación con los usuarios de SiGeID (1.0)
En relación con los documentos (utilización y conservación)
En relación con las políticas
La gestión de documentos es un proceso que protege a la organización de cualquier situación de riesgo, pues facilita el desarrollo dado por las ventajas que ofrece en la toma de decisiones y la seguridad económica. Una adecuada gestión de documentos produce beneficios inmediatos, pues permite el establecimiento del ciclo de vida completo de los documentos, su tratamiento ordenado y lógico, desde el momento en que se crean o se reciben hasta que son conservados o eliminados.
Las empresas cubanas necesitan, de inmediato, el control y administración de documentos como un elemento indispensable para el logro de los objetivos de la organización, pues en la actualidad se convierte en un reto competitivo que exige un cambio en la concepción existente para el mejoramiento y eficiencia en el manejo de la documentación. Un sistema de gestión de documentos es la solución más acertada.
SiGeID (1.0) es una oportunidad para alcanzar estos propósitos en las organizaciones, por el acentuado papel que juega el documento como testimonio, prueba o evidencia de los actos o transacciones de la sociedad.
El sistema que se propone puede generalizarse debido a la importancia que reviste en cuanto a los beneficios que aporta a la gestión de documentos y porque favorece a las instituciones que deseen realizar este proceso con calidad. Para conseguirlo únicamente se requiere de un ambiente colaborativo entre los directivos y el personal de la empresa.
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Recibido: 4 de junio de 2011.
Revisado: 27 de octubre de 2011.
Aceptado: 30 de octubre de 2011.
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