Desarrollos e innovaciones

Simplificar la CDU para navegar las estanterías con el GPS bibliográfico en la Biblioteca “Jean Sonet sj”, de la Universidad Católica de Córdoba

1. Introducción

El Sistema de Bibliotecas de la Universidad Católica de Córdoba (UCCb) se compone de una biblioteca central, la Biblioteca “Jean Sonet, sj.” y dos bibliotecas especializadas, la Biblioteca “Dr. Gustavo Ortiz” y la Biblioteca de Ciencias de la Salud. La política de calidad del UCCb expresa que la biblioteca se proyecta como un entorno dinámico, un lugar de encuentro, un espacio recreativo y un centro de recursos para el aprendizaje y la investigación que adquiere un papel activo e integrado dentro del proceso educativo mediante la inserción de las nuevas tecnologías de la información.

Para poder cumplir con esa política, se definieron tres pilares que orientan el accionar: la disponibilidad de recursos y servicios bibliográficos, el conocimiento de las necesidades de información de la comunidad universitaria y la profesionalización del personal bibliotecario. El UCCb busca cumplir su misión a través de la ejecución de mejoras continuas y de proyectos innovadores y en este contexto, en el Plan estratégico 2015-2019, se determinaron seis líneas en este sentido:

1. 1. Sistema de gestión de la calidad.
2. 2. Investigación y producción académica.
3. 3. Innovación tecnológica y servicios orientados al usuario.
4. 4. Espacios para el aprendizaje.
5. 5. Cooperación y alianzas estratégicas.
6. 6. Comunicación, extensión y proyección social de la biblioteca.

En el UCCb se trabaja fomentando una cultura de la innovación, aplicada en el desarrollo de mejoras o de nuevos servicios; se comprende a la innovación de acuerdo a lo expresa la norma ISO 9000:2015​ ​como “objeto​ ​nuevo​ ​o​ ​cambiado​ ​que​ ​crea​ ​o​ ​distribuye​ ​valor”. El presente trabajo se enmarca dentro de un proceso de mejora continua que culmina en el desarrollo de una innovación en el servicio a los usuarios con el objetivo de mejorar el acceso a los documentos. Se desarrolló en forma colaborativa con la participación de los Departamentos de Circulación, de Procesos Documentales, de Innovación y Tecnología, y de la Dirección del UCCb.

Se partió de una problemática concreta: la dificultad por parte de los usuarios para ubicar el material bibliográfico en el sistema de estanterías abiertas en la Biblioteca “Jean Sonet sj.”, situación que ha sido detectada desde que la biblioteca se mudó en el año 2010 al nuevo edificio y se ofreció el acceso directo al material. Además, se percibió que al personal del UCCb le insumía mucho tiempo ordenar el sector dada la complejidad del sistema decimal, más aún, considerando que, al ser estantería abierta, los usuarios tenían una interacción más intensa con los documentos, quedando éstos desordenados en forma continua.

En relación a lo planteado, y con la premisa de mejorar el servicio de acceso a los documentos, se establecieron dos acciones que se enmarcaron dentro de la línea estratégica 3: innovación tecnológica y servicios orientados al usuario.

1.- Mejora continua: mediante la simplificación del número del sistema de Clasificación Decimal Universal (CDU) de los documentos ubicados en las estanterías abiertas, para modificar y hacer más accesible a los usuarios los criterios de clasificación y lograr que las tareas de ordenamiento de documentos y de control de morosos resulte más rápida y eficiente para los bibliotecarios. Antes de realizar los reclamos a usuarios deudores se verifica si los documentos cuyo plazo de préstamo ha vencido están en su lugar indicado, dado que puede suceder, por error, que los libros estén en las estanterías y no se les haya registrado la devolución.

2.- Innovación: por medio del desarrollo de un GPS bibliográfico, cuyos objetivos operacionales son los de ampliar la carta de servicios y recursos ofrecidos con base al uso de las nuevas tecnologías. El GPS bibliográfico se planteó con el propósito de ser una ayuda y guía para el usuario en pos de encontrar documentos disponibles en el sector de estanterías abiertas de la Biblioteca “Jean Sonet sj.”.

En el mes de septiembre de 2018, y con motivo del día del estudiante, se llevó a cabo en el UCCb un concurso de memes sobre situaciones o experiencias en la biblioteca (Figuras 1 y 2).

Se presentaron 37 memes y 2 de ellos fueron alusivos al ordenamiento de las estanterías (Figuras 3 y 4). Uno de ellos manifestó la incomodidad del usuario de tener que solicitar ayuda al bibliotecario al no encontrar un libro y el otro expresó lo difícil que es comprender el sistema de clasificación.

En definitiva, a partir de una situación lúdica, y con buen sentido del humor, se detectó que el tema de la clasificación de los libros en las estanterías abiertas era un problema para los usuarios, razón por la cual se decidió proceder a la simplificación de la clasificación de las documentos y a la aplicación del GPS bibliográfico con el objeto de facilitar al usuario el acceso al material dispuesto en las estanterías.

2. Simplificación de la clasificación de las estanterías

El proyecto de reducción de la clasificación de los documentos consistió en realizar una adecuación de la CDU utilizada como primer elemento de la signatura topográfica asignada a todos los documentos ubicados en estantería abierta con el fin de facilitar la lectura de la notación para que los usuarios logren ubicar de forma rápida y sencilla el material requerido.

A cada documento que ingresa a la biblioteca se le asigna una signatura topográfica (Figura 5) conformada por la inicial que identifica al sector de estanterías abiertas, la notación de CDU, la signatura librística y la designación correspondiente a la presentación física del material. Esta signatura es la que aparece impresa en el marbete que lleva el libro en su lomo, y que sirve para poder ubicarlo en el estante.

Ejemplo: Kiper, Claudio Marcelo. Tratado de derechos reales. 2a. ed. act. Buenos Aires : Rubinzal-Culzoni, 2017. 2 v.; 23 cm.

El UCCb presenta una biblioteca abierta a los usuarios, pensada y organizada en sus espacios y servicios en función del lector, sin embargo, se observan ciertas dificultades para comprender el sistema de clasificación. Si bien la organización de la biblioteca a través del modo de estanterías abiertas, propicia la autonomía de los usuarios para acceder a los documentos, también puede resultar frustrante para aquellos que no comprenden la lógica del ordenamiento y deben recurrir al bibliotecario para ubicar el material. Detectada esta dificultad, como ya se mencionó, se decidió simplificar la forma de clasificación para optimizar las tareas del usuario de localizar y obtener por sí mismo el recurso en el estante.

Para este fin, la metodología de trabajo fue dividida en dos etapas: la primera, realizada por el personal del Departamento de Procesos Documentales, consistió en analizar el sistema empleado para luego elaborar una propuesta e implementar cambios que permitieran reducir la clasificación y realizar las correcciones en el sistema de gestión bibliotecaria ALEPH.

La simplificación de la clasificación CDU se realizó siguiendo el criterio de tomar el número raíz de las temáticas más requeridas, considerando número raíz al que aparece escrito en “negrita” en las tablas de la CDU.

Se tuvo en cuenta las sugerencias del personal del sector de circulación y, ante las dificultades que se observaban en la localización del material, se decidió como primera medida readaptar la clasificación de los documentos que comprendían el sector de arte, arquitectura y urbanismo. Luego se procedió a mejorar otras clasificaciones, tales como la 3 de ciencias sociales y la 6 de ciencias aplicadas. El resto de los documentos no necesitaron reclasificación porque los códigos eran simples. Se optó, además, por no borrar la clasificación completa, sino colocar ese dato en otro campo, para poder recuperarla si en algún momento el libro que hoy se encuentra en estantería abierta pasara a depósito. Cabe destacar que esta biblioteca en sus inicios no contaba con este modo de acceso a los documentos, recién desde el año 2011, al mudarse a su nuevo edificio, inauguró un sector de estantería abierta con aproximadamente un 30% de su colección, el 70% restante pasó a integrar el depósito, el cual ha quedado organizado como estaba originalmente con el sistema de clasificación CDU.

Ejemplo

1. 7 Arte

2. 7.01 Teoría del Arte

3. 72 Arquitectura

4. 72.01 Teoría de la Arquitectura

5. 711 Urbanismo

6. 712 Paisajismo

Las clasificaciones que contenían el número raíz con el auxiliar de país entre paréntesis, conservaron la puntuación, pero se reemplazó el auxiliar de país por su nombre (Tabla 1).

En el caso de las clasificaciones que contenían los códigos de dos países, se decidió darle prioridad al primero de ellos, siempre en letras, y luego se cargaron ambos países como descriptores para garantizar su recuperación (Tabla 2).

Luego, para los documentos que contenían una clasificación relacionada con dos materias y separadas por dos puntos (:), se conservaron los dos puntos, pero se consignó la segunda materia en letras (Tabla 3).

Asimismo, se decidió eliminar el auxiliar de idioma (=) (Tabla 4).

Las clasificaciones con un período artístico fueron modificadas, quedando sólo el número raíz y en letras el período artístico entre comillas. En los casos que contenían además el país, este se ignoró.

Los códigos que contenían un autor específico seguido de la clasificación raíz se mantuvieron de esa forma.

Ejemplos:

1. 72Botta

2. 75MiguelAngel

3. 72Gaudí

4. 72Mies

Para las clasificaciones que tenían el auxiliar común de características generales (-), el criterio fue reemplazar el guion por dos puntos (:), seguido por el nombre del tema en letras (Tabla 6). Si además contenían un país, este dato se ignoró.

Por último, la segunda etapa para la simplificación de la clasificación de las estanterías, fue llevada a cabo por el personal del Departamento de Circulación, y consistió en el procesamiento físico mediante la confección de los marbetes con el sistema ideado en la primera etapa, su reemplazo en cada uno de los ejemplares y la reubicación de dichos ejemplares en las estanterías abiertas.

3. GPS bibliográfico

Luego de haber ejecutado el proyecto de simplificación de la clasificación de los documentos, se buscó desarrollar un nuevo servicio para brindar a los usuarios de la Biblioteca “Jean Sonet sj,” que consistió en una herramienta digital y ubicua, mediada por los smartphones que les permitiera ubicar rápidamente y de manera autónoma los textos en los estantes. Surgió así la idea de implementar un GPS bibliográfico, inspirado en los desarrollos de las bibliotecas de la Universidad del Norte y la Universidad de los Andes de Colombia.

Por otra parte, se buscó que el acceso a este nuevo servicio estuviera integrado a aquellos entornos que el usuario está habituado a utilizar, como es el caso del catálogo de la biblioteca, y las estanterías con el sistema de libre ingreso.

El proyecto fue pensado para utilizarlo sólo en el sistema de acceso directo a los documentos, no para el resto de la colección de la biblioteca y se aplicó a 10.000 libros y 30 títulos de revistas de arquitectura de los últimos 3 años. El GPS fue testeado a partir de la experiencia con usuarios para evaluar su usabilidad, y a partir de allí, se fueron realizando mejoras hasta lograr el diseño final. Para utilizar el servicio, se deben realizar cuatro pasos:

• Buscar el documento en el catálogo http://aleph2.ucc.edu.ar/F/?func=find-b-0. Una vez encontrado, hacer clic en Biblioteca / Ejemplares y luego en el código que se indica en la etiqueta “Solicitar como”.

• Enlazar al GPS bibliográfico. Al hacer clic en el código, se abre la ventana del GPS con una caja de búsqueda donde aparece ya escrito el código previamente seleccionado.

• Buscar el documento. Al oprimir el botón buscar del GPS, se muestra el número de estantería y el lado (A o B) donde se encuentra el material.

• Indicación del croquis. Finalmente, el sistema visualiza el croquis del sector resaltando en color amarillo el módulo A o B donde se encuentra el documento.

El proyecto se llevó a cabo en cuatro etapas.

Etapa 1: Numeración

Se generó a través del sistema ALEPH un listado ordenado por signatura topográfica de todos los documentos disponibles en estantería abierta. Luego se realizó, un esquema de numeración de módulos (similar al que se utiliza para el ordenamiento de los documentos).

Etapa 2: Programación de la aplicación

Se contrató a un informático para la programación de la aplicación web que incluyó:

1. Desarrollo del buscador por signatura topográfica.

2. Diseño de la interfaz del resultado de búsqueda.

3. Importación del listado de documentos generado a través de ALEPH y ordenado por signatura topográfica.

4. Inclusión de un contador dentro de la aplicación para poder obtener estadísticas de uso del servicio.

5. Prueba del sistema por parte del personal de la biblioteca.

6. Prueba del sistema con los usuarios.

7. Ajustes en el software.

8. Elaboración de un instructivo de uso.

9. Instalación de la aplicación (Figuras 6, 7, 8 y 9).

Etapa 3: Diseño de piezas gráficas y tutoriales

• Diseño de un logo para la aplicación GPS bibliográfico (Figura 10).

• Colocación de un tapete circular con el logo (Figura 11).

• Diseño del ploteo de las estanterías con números y letras. (Figura 12).

• Diseño de un folleto con explicación del uso (Figura 13).

• Realización un vídeo tutorial sobre el uso del GPS bibliográfico https://www.youtube.com/watch?v=zkaNEiRVxIg&list=PLFg66Htw4WQy1t_uBKPKPT8LjHdEz9CaY

• Diseño de flyer para la difusión en la página el sitio web y las redes sociales (Figura 14).

Etapa 4: Difusión

• Difusión del servicio del GPS bibliográfico a través de cartelería, boletín, sitio web y redes sociales.

Resulta alentador observar cómo los usuarios se acostumbran muy fácilmente al uso del GPS bibliográfico, y adquieren así mayor autonomía y libertad en el acceso al documento. La bondad de este sistema está dada también, en que puede aplicarse para cualquier tipo de biblioteca, centro de documentación, archivo, o hasta comercios de diversos rubros.

A modo de cierre

El proceso de reclasificación de estanterías se desarrolló entre los años 2017 y 2018. Fue una tarea muy lenta dado que hubo que reclasificar más de 3.000 documentos y el trabajo se realizó al mismo tiempo que se desarrollaban todo el resto de las actividades asignadas al personal del Departamento Procesos Documentales.

El GPS bibliográfico se lanzó en octubre del 2018, y su uso se ha incrementado paulatinamente hasta la fecha. La aplicación dispone de un módulo estadístico donde se puede conocer la cantidad de veces que ha sido utilizado, las topográficas buscadas y el resultado de la evaluación (pulgar hacia arriba o hacia abajo) (Figura 15). En el año 2019 el GPS fue utilizado 6045 veces, y si bien no todas las visitas han generado información respecto a la valoración del servicio, un 71,81 % valoró el servicio como positivo. Respecto a los dispositivos de consulta, un 53,44 % lo hizo desde computadoras de escritorio, un 46,18 % desde celulares y un 0,38 % desde tablets.

Los resultados logrados han sido muy satisfactorios y el UCCb cumplió con el objetivo de mejorar el acceso a los documentos que los usuarios buscan en las estanterías abiertas, al tiempo que incrementó su la imagen positiva frente a la comunidad universitaria.

Referencias

AENOR y San Segundo M. R. (2004). Clasificación Decimal Universal (CDU): edición abreviada de la Norma UNE 50001:2000. 2a. ed. Madrid: AENOR.

GPS bibliográfico. Biblioteca “Karl C. Parrish” de la Universidad del Norte. Colombia. Recuperado de http://cacao.uninorte.edu.co/gps_bibliografico/

GPS bibliográfico. Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes. Colombia. Recuperado de https://biblioteca.uniandes.edu.co/index.php?option=com_ua_gpsbibliografico&Itemid=127&lang=es

ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad: Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.

Sistema de Bibliotecas. Universidad Católica de Córdoba. Plan estratégico 2015-2019. Recuperado de https://biblioteca.ucc.edu.ar/wp-content/uploads/2017/12/2015-2019-Plan-estrategico-Sistema-de-Bibliotecas.pdf

Material relacionado con la temática del proyecto

Domínguez Hernández, S. (2002). La nueva CDU ¿clasificación del usuario? Ponencia presentada en: Congreso Nacional de Bibliotecas Públicas, Valencia, España. La biblioteca pública: portal de la sociedad de la información. Recuperado de http://hdl.handle.net/10421/1193

Kessler, M. I. (2010). El orden de los libros en el estante un estudio topográfico en las bibliotecas universitarias de la Universidad Nacional de la Plata. (Tesis) Universidad Nacional de La Plata, Buenos Aires, Argentina. Recuperado de http://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/tesis/te.362/te.362.pdf

Mendoza Savala, E. y Solís Valdespino, B. E. Algunas consideraciones sobre estantería abierta. Recuperado de http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volVI1/estanteria.html

Rucks, C. N. (2009). Dificultades para encontrar un libro en el estante: CDU en la Biblioteca Central de UCA. (Tesis). Universidad de Buenos Aires, Argentina. Recuperado de http://www.bn.gov.ar/descargas/catalogadores/ponencia_rucks.pdf

Sánchez Toro, S. (1991). Estantería cerrada vs estantería abierta: caso división de Bibliotecas de la Universidad de Cauca, Popayán, Colombia. Recuperado de http://eprints.rclis.org/12522/1/openstacks.pdf

Universidad de San Andrés. Biblioteca Max von Buch. ¿Cómo ubicar un libro en la biblioteca? Recuperado de http://biblioteca.udesa.edu.ar/Aprendizaje-e-investigacion/Guias/Guia-ayuda-2