Artículo/Article
Grisel
Castillo Almeida
Centro de información y gestión
tecnológica, CIGET Pinar del Río, Cuba
gcastillo@ciget.vega.inf.cu
Elio
Moisés Pérez Rodríguez
Universidad
de Pinar del Río Hermanos Saíz Montes de Oca, Cuba
eliop60@upr.edu.cu
Cita recomendada: Castillo Almeida, G. y Pérez Rodríguez, E. (2017).
Diagnóstico de los sistemas de información en las empresas priorizadas según los requerimientos actuales. Palabra Clave (La Plata), 6(2), e022. https://doi.org/10.24215/PCe022
Resumen: La necesidad de mantener sistemas de información eficientes en las empresas priorizadas del territorio de Pinar del Río (Cuba), nos llevó a realizar un diagnóstico para determinar el estado actual de los mismos y proponer acciones de conjunto que faciliten la toma de decisiones y la identificación de los flujos de información útiles, para favorecer el desempeño organizacional. Los resultados del estudio arrojaron, entre otros datos, que solo el 12% tiene un sistema de información organizado e implementado según los requerimientos actuales, lo que indica que el 88% desaprovecha las oportunidades que brindan los sistemas de información. Se destaca, además, la necesidad de implementar buenas prácticas para asegurar la seguridad de la información según las normas vigentes. Se aprobó la ejecución de un grupo de actividades para elevar en primer término la eficiencia del sistema informativo de la muestra de estudio, con vistas a continuar profundizando hacia la inteligencia empresarial.
Palabras clave: Sistemas de información; Empresas priorizadas; Flujos de información; Gestión de información empresarial; Cuba.
The
state of the systems of information in the companies prioritized
according to the current requirements
Abstract: The
necessity to maintain efficient systems of information in the
prioritized companies of the territory of Pinar del Rio, Cuba, took
us to carry out a diagnosis to determine the current state of the
same ones and to propose group actions that congratulate the taking
of decisions and the identification of the useful flows of
information, to favor the organizational acting.
The
results of the study evidenced among other that alone 12% has an
organized system of information and implemented according to the
current requirements, what indicates that 88% is wasting the
opportunities that offer the systems of information, also stands out
the necessity to implement good practices to assure the security of
the information according to the effective norms. The execution of a
group of activities was approved to rise in first term the efficiency
of the informative system of the study sample, with a view to
continuing deepening toward the managerial intelligence.
Keywords: Systems of information; Prioritized companies; Useful flows of information; Administration of managerial information; Cuba.
El desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) ha traído el surgimiento de los sistemas de información digital y, con ello, el uso de documentos electrónicos y en papel que, no en pocas ocasiones, con el exceso de duplicidades contribuyen a entorpecer la gestión de información en la empresa. A esto se debe agregar que, en la mayoría de los casos, existe un sistema informático con numerosas carpetas o directorios repletos de documentos en diversas formas, cada uno sustentado por una aplicación o un dispositivo distinto, sin criterio de organización, lo que dificulta la localización de los recursos informativos en el momento oportuno. Estos inconvenientes y las ventajas del almacenamiento digital estimulan el interés de los sistemas de gestión de información empresarial (Franganillo, 2009: p.400).
Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar (Muñoz Cañavate, 2003).
Desde el punto de vista de la gestión empresarial, el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad acuciante de información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.
Si
una organización desea ser competitiva y permanecer en el
tiempo,
deberá identificar, crear, almacenar, transmitir y utilizar de
forma eficiente la información y el conocimiento individual y
colectivo de sus trabajadores,
con
el fin de resolver problemas, mejorar procesos o servicios y, sobre
todo, para aprovechar nuevas oportunidades de negocio.
Paños Álvarez (2000) refiere que el saludable desempeño de las organizaciones de la sociedad actual está, en gran medida, determinado por su capacidad para crear valor por medio de la solución de los retos que le plantea el entorno, mediante la identificación de los flujos de información útiles que aporten valor a sus decisiones y al quehacer cotidiano de las mismas. Las empresas cubanas, al igual que las del resto del mundo globalizado, requieren mantener en unas y elevar en otras la competencia. Para ello es imprescindible identificar y mantener los flujos de información útiles que apoyen al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones. En este sentido Caro, Fuentes y Soto (2013), sostienen:
Los Sistemas de Información existen en todo tipo de organizaciones y son fundamentales para que éstas puedan obtener, procesar, almacenar y gestionar su información. Se puede decir entonces, que el propósito de los Sistemas de Información es proveer datos e información a quien la necesite dentro de la organización a quien sirve (p. 54).
Por su parte, Bencomo (2012) agrega:
En el pasado como en el presente, los sistemas de información consisten en estándares establecidos para el procesamiento, almacenamiento y entrega de información a los miembros de la organización donde cada una de estas personas, requiere información distinta para la realización de su trabajo, en particular como instrumento en la toma de decisiones y en las actividades de control gerencial (p. 2)
De las definiciones precedentes, se deduce que los autores sustentan los procesos de investigación consientes de la importancia de los sistemas de información para favorecer la toma de decisiones y el quehacer cotidiano de las organizaciones, que, según recomiendan los expertos, debe comenzar por “proporcionar la información necesaria a la alta dirección para la adecuada toma de decisiones” (Solana Álvarez, 2014).
En Ecuador, Quisimalin, De Esteban y Antonovica (2014) estudiaron desde el punto de vista gerencial el sistema de información de una empresa dedicada a la gestión de desechos sólidos, y refieren que el sistema de información empresarial es importante para la eficiencia operacional, la productividad, el servicio y la satisfacción de los clientes.
El desarrollo de la economía digital y el incremento del volumen mundial de información exigen de las empresas un reordenamiento de su sistema informativo, no quedando exentas de esto las empresas pinareñas.
El Perfeccionamiento Empresarial cubano es un sistema de dirección y gestión empresarial cuyo objetivo central es incrementar al máximo la eficiencia y competitividad de la empresa estatal socialista, otorgándosele las facultades y atribuciones necesarias para una correcta administración, con una concepción de avanzada en la gestión empresarial y las políticas, los principios y los procedimientos que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y los trabajadores. Constituye la guía y el instrumento de dirección para que las organizaciones empresariales puedan, de forma ordenada, realizar las transformaciones necesarias con el objetivo de lograr la máxima eficiencia y eficacia en su gestión. Por ello, el Estado cubano, no siendo ajeno a la función que desempeña el sistema de información en las empresas, realiza esfuerzos por reposicionar la gestión del componente informativo, sobre todo en las empresas en perfeccionamiento y fundamentalmente con el surgimiento de documentos normativos de distintas fuentes como son: el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros (2007), la Contraloría General de la República (2011), las normas ISO adoptadas por Cuba de la familia 30.000 para la gestión de archivos (Oficina Nacional de Normalización, 2013) y la ISO 27001 para la seguridad de la información (Oficina Nacional de Normalización, 2016). Esta última, tiene el objetivo de introducir buenas prácticas que sean acoplables a cualquier tipo de organización para gestionar la seguridad de la información y medir la eficacia del sistema.
El desarrollo de los sistemas de gestión ha llegado a los sistemas de información en las empresas que, más allá de la mera gestión de la información científico-técnica para actualizar al personal, trata de gestionar la información administrativa y también científico-tecnológica que facilita la toma de decisiones y permite el desempeño organizacional para el cumplimiento de sus objetivos.
En este sentido el desarrollo de las TIC ha permitido el diseño de diferentes softwares de cuadros de mando integral que permiten comunicar a todo el personal, el estado de cumplimiento de los objetivos a través de indicadores de desempeño.
Según Goitia, Sáenz de Lacuesta y Bilbao (2008)
La información está cobrando cada día una mayor importancia y el conocimiento es el motor de las organizaciones actuales. La empresa siempre ha considerado importante la información y ha tratado de interpretarla con visión de futuro, pero la globalización y el desarrollo de la red digital la han convertido en un recurso estratégico clave y ha hecho que las fuentes sean ilimitadas (p. 540).
El desarrollo desigual de las empresas cubanas hace necesario establecer prioridades para lograr elevar la eficiencia de las mismas en función de los recursos.
El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) en Cuba, en virtud de las atribuciones conferidas por el acuerdo 4002 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros (CECM) y lo establecido en el Decreto Ley No 252/2007 (Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano), Decreto No 281 (Reglamento para la Implementación y Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal), impulsa, favorece, orienta, evalúa y controla todo lo relativo a la Innovación, el Medioambiente, Calidad, la Información Científico-Tecnológica, la Propiedad Industrial y a sus Sistemas de Gestión en las empresas, en coordinación con el Grupo de Perfeccionamiento Empresarial (GEPE) del Ministerio de Economía y Planificación.
La Delegación territorial del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) en Pinar del Río, se dio a la tarea, de seleccionar a un grupo de empresas, de un total de noventa en la provincia en base a: la inserción en el perfeccionamiento empresarial que desarrolla el país, capacidades, la estructura y tradición en las actividades de información, la disponibilidad de recursos, la contribución a las exportaciones y sustitución de importaciones y el papel y lugar en la producción mercantil del territorio. De este análisis surgieron 25 empresas priorizadas por el CITMA en el territorio para reforzar su trabajo en la actividad de ciencia, tecnología e innovación, incluyéndose los sistemas de información como parte de los sistemas de gestión que se necesitan fortalecer.
Objetivo general:
Objetivos específicos:
Se realizó la identificación de las empresas priorizadas en el 2016 por el CITMA en el sistema de ciencia e innovación tecnológica.
En la investigación se emplearon distintos métodos y técnicas de recolección y análisis de información:
Tabla 1. Diagnóstico participativo
|
Actividad |
Objetivos |
Técnicas empleadas |
|
Taller |
Encuadrar expectativas. Analizar las diferencias entre el diagnóstico tradicional y el participativo. Hacer conscientes a los actores de las potencialidades y deficiencias del sistema. |
Ejercicio psicológico Ejercicio de rompecabezas |
El diagnóstico participativo fue una fase esencial en el proceso para la posterior construcción del plan de acciones para el sistema de información en la muestra de estudio. Al concluir se obtuvieron los siguientes resultados:
Del diagnóstico realizado sobre el Sistema de Información a las 25 empresas actualmente priorizadas por el CITMA en Pinar del Río, se desprendió que el 100% de las mismas utilizan software(s) y alguna base de datos para su gestión de información; estos mayormente han sido implantados por exigencias de su organismo superior, no por reconocerse la necesidad y las bondades de estas tecnologías.
En la figura 1 se muestra que solo cuatro empresas (16%) tienen identificados y documentados los flujos de información por procesos, que tres de ellas (12%) refieren tener documentada la tipología de información de su organización. En este sentido, los autores de la presente investigación, de acuerdo con Paños Álvarez (2000), ratifican la necesidad de identificar los flujos útiles de información que favorezcan a la toma de decisiones y el mejor desempeño de la organización, como así también la necesidad de eliminar las duplicidades innecesarias; controlando además a través de la tipología, el origen, el destino y las fuentes de donde proviene la información, el período de conservación y acceso a la misma.
Figura 1. Flujos de información y Tipología.
En
cuanto al uso de las tecnologías como medios de comunicación,
los resultados arrojaron que solo cinco empresas (20%) tienen
Intranet y quince (60%) utilizan página web. Es a partir de
estos datos que se considera bajo el uso de estas herramientas en el
primer indicador (intranet), para favorecer la gestión del
conocimiento de los miembros de la organización, y en el
segundo indicador (página web), teniendo en cuenta que estamos
en la era de la informatización, divulgar los resultados de su
gestión es fundamental para el desarrollo de todas las
organizaciones (figura
2).
Figura 2. Uso de las tecnologías como medio de comunicación.
Según
la organización Gemus (2016), los cuadros de mando integral
constituyen valiosas herramientas que gestionan
la información hacia adentro de la organización y
permiten medir el cumplimiento de la estrategia empresarial así
como la eficacia de los procesos internos. En este sentido, la figura
3 muestra que solo tres empresas (12%) tienen implementado algún
cuadro de mando integral, lo que indica un bajo nivel de gestión
de información teniendo en cuenta las bondades de esta
tecnología.
Dado que las empresas no se encuentran totalmente conectadas a Internet, se sugiere para la gestión de información externa utilizar las intranet, insertando el resultado de servicios especializados de análisis de información como vigilancia tecnológica y estudios de tendencia, contratados por la empresa a centros de información que cuentan con personal entendido en estos temas para lograr una eficiente gestión de información empresarial.
Figura 3. Uso de Cuadros de mando integral en la gestión.
De
la totalidad, solo el 12% de las empresas priorizadas por el CITMA en
el territorio de Pinar del Río tienen un Sistema de
Información organizado e implementado según algunas de
las normativas y los requerimientos actuales que se exigen en el
país. De esto se desprende que persisten directivos que
desaprovechan las oportunidades que brindan los sistemas de
información (88%).
La norma internacional ISO 27001:2016, adoptada por Cuba para dar garantía a la seguridad de la información, no se ha podido implementar y certificar en el territorio en estudio. Este hecho destaca que los sistemas de información de las empresas se encuentran en riesgo. Según datos publicados por la Oficina Nacional de Normalización, actualizados en febrero de 2017, en el territorio de Pinar del Río existen 18 empresas que han certificado algunos de los sistemas de gestión. Sin embargo aún en el país ninguna ha logrado certificar el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (figura 4), si bien existe la posibilidad de hacerlo, ya que para los clientes constituye una garantía de calidad y confidencialidad y, para la propia organización, esta certificación permite ofrecer una imagen favorable tanto nacional e internacional, ya que implementa en sus procesos normas de buenas prácticas reconocidas para asegurar la seguridad de los activos de información.
Figura 4. Resultados de la certificación de los sistemas de gestión.
Muy
pocas empresas del territorio utilizan la vigilancia tecnológica
y los estudios de tendencias como herramientas que les permitan
mantenerse competitivas y actualizadas en vista a la posible
introducción de nuevas y mejoradas tecnologías.
Todos estos resultados llevaron a reflexionar sobre la necesidad de una evaluación en conjunto con las empresas, a proponer al Consejo Técnico Asesor provincial un plan de acciones (tabla 2) para mitigar estos resultados en función de realizar mejoras en la gestión de información de las empresas estudiadas.
Tabla 2. Plan de acciones para la implementación de los Sistemas de Información en las empresas priorizadas.
El Plan de acciones aprobado por el Consejo Técnico Asesor comenzó a ejecutarse en el mes de enero de 2017 con la capacitación y la entrega de la documentación a las empresas de estudio. El diagnóstico participativo motivó la ejecución de las actividades, dado que el 100% de la muestra fue capacitada representando hasta la fecha un 18% de ejecución del plan previsto.
Los autores de la presente investigación coinciden con los autores reportados en que el sistema de información empresarial es importante para la eficiencia operacional, la productividad y la satisfacción de los clientes. Consideran, además, coincidiendo en este caso con Goitia, Sáenz-de-Lacuesta y Bilbao (2008), que las empresas deben asumir una dinámica de eficiencia en su sistema informativo y una vigilancia sobre el entorno en el cual se desarrollan, de manera tal que les permitan recoger, filtrar y analizar la información como elemento esencial con vistas a implementar la inteligencia empresarial.
Los resultados del diagnóstico muestran que en la mayoría de las empresas constatadas en el estudio se requiere continuar actuando para elevar la eficiencia de los sistemas de información. Tal es así con la implementación de la norma internacional 27001 adoptada por Cuba, la cual constituye una práctica muy necesaria para garantizar la competitividad de las organizaciones y demostrar la seguridad de la información a los clientes y demás partes interesadas.
El Plan de actividades diseñado y aprobado abarca desde la capacitación del personal y la implementación de las acciones, hasta la certificación del sistema de seguridad de la información de las organizaciones estudiadas. Este Plan constituye una fortaleza para elevar la eficiencia del sistema de información de la muestra de estudio, con vistas a profundizar la inteligencia empresarial.
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Recibido: 29 de noviembre de 2016
Aceptado: 28 de febrero de 2017
Publicado: 20 de abril de 2017
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