Palabra Clave (La Plata), abril 2016, vol. 5, n° 2, e009. ISSN 1853-9912 
Universidad Nacional de La Plata
Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación
Departamento de Bibliotecología

 

Artículo/Article

 

Caracterización del archivo de investigación. Un estudio de caso

Sebastián Alejandro Marín-Agudelo

Universidad de Antioquia; Biblioteca Nacional de Colombia, Colombia.
E-mail: alejo.m.a18@gmail.com

Cita recomendada: Marín-Agudelo, Sebastián Alejandro. 2016. Caracterización del archivo de investigación. Un estudio de caso. Palabra Clave (La Plata) [en línea], vol. 5, n° 2, e009. Disponible en: http://www.palabraclave.fahce.unlp.edu.ar/article/view/PCv5n2a04.

Resumen: El objetivo del artículo es describir los procesos administrativos del área de investigación en la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia (Medellín-Colombia) en relación al archivo documental en sus diferentes niveles y tipologías. Para ello se realizó, en primer lugar, una identificación de la experiencia en investigación de la Escuela y, en segundo, una caracterización de los procesos de tratamiento archivístico del archivo de investigación, con el fin de proponer planteamientos conceptuales y metodológicos sobre este tipo de archivos. Por último, se plantean algunas recomendaciones y consideraciones finales sobre el archivo de investigación como un tipo especializado, de singular valor para la gestión y apropiación social del conocimiento científico y/o tecnológico.

Palabras clave: Archivos; Investigación; Ciencia; Tecnología.

Characterization of the investigation archive. A case study

Abstract: The aim of the article is to describe the research process based on a case study about the research archive, held at the School of Library Science at the University of Antioquia (Medellín-Colombia). First, the identification of the School research experience was identified and, secondly, the characterization of the archival processing for the research archive was made in order to propose conceptual and methodological approaches about this kind of archive. Finally, some recommendations and considerations about the research archive as a specialized one, of singular value for management and social appropriation of the scientific and/or technological knowledge, were made.

Keywords: Archives; Research; Science; Technology.


1. Introducción1

La información, entendida como el “producto cultural del acto humano del pensar, crear e innovar en las diferentes formas del saber y en todos los ámbitos” (Reyes Ramírez, 2011: 7), constituye un elemento crucial en la gestión y apropiación del conocimiento. Sus contribuciones no se limitan únicamente a sectores específicos. En la ciencia, en particular, sirve tanto como fuente primaria para la generación de nuevo conocimiento como elemento de gestión y apropiación del mismo.

Al respecto, Reyes Ramírez (2011:6) argumenta quela información:

[...] resulta de una trascendencia vital desentrañar la directa vinculación del objeto social de la actividad informacional con su entorno que se sustenta en el conocimiento y los saberes de los actores implicados, lo cual aumenta el grado de asociatividad de las personas; o sea, la ampliación de las capacidades humanas y sus oportunidades para crear e innovar a través de proyectos cooperados.

Es ese sentido, la actividad investigativa no escapa a la afirmación anterior; de hecho, es una de las actividades que requiere mayor cantidad de información para desarrollarse. Del mismo modo, va generando de forma simultánea información que queda plasmada en documentos de carácter administrativo, que se generan en razón de las funciones académico-científicas de sus productores, de manera reglamentada o no. Entre estos documentos convertidos en fondos de un archivo central o histórico, podemos encontrar materiales de variado soporte y tipología como consecuencia lógica de la labor científica (Wimalaratne, 1984).

De acuerdo con Pérez-Montes Salmerón & Caso Neira (2003), la actividad científica genera tres tipos de archivos de investigación:

  1. Los archivos de las instituciones responsables de la investigación, que reflejan la actividad de las instituciones: archivos universitarios, de hospitales, de organismos públicos de investigación (OPIs), de los centros o institutos.

  2. Los archivos de los departamentos, que reflejan la investigación día a día.

  3. Los archivos de los distintos equipos de investigación y de los propios investigadores, que son el testimonio de la actividad específica de los individuos y de los grupos, que reflejan la trayectoria y los pasos dados en sus investigaciones, la repercusión y las influencias de sus trabajos y sus descubrimientos.

En términos generales, los archivos de las comunidades académicas y científicas conforman la memoria de la ciencia y la tecnología en cada país. Dicha memoria compone, por un lado, una base de confianza en la actuación de los individuos (investigadores) para percibir nuevos escenarios de investigación y, por otro, la adquisición de procesos adecuados de transferencia y apropiación de su actividad informacional, así como unas “buenas prácticas” en la gestión documental, proceso que implica el control del documento desde que nace hasta que deja de ser útil o se decide su conservación final. Ello resulta decisivo “ante la complejidad intersubjetiva entre aquellos que organizan y representan el conocimiento registrado y los que lo utilizan como instrumento del saber” (Reyes Ramírez, 2011: 6).

Este proyecto se propuso la identificación de la experiencia en investigación de la Escuela Interamericana de Bibliotecología y, en segundo, la caracterización de los procesos de tratamiento archivístico de su archivo de investigación, para, a partir de ello, proponer planteamientos conceptuales y metodológicos sobre este tipo de archivos como un tipo especializado de singular valor para la gestión y apropiación social del conocimiento científico y/o tecnológico.

2. Estrategia metodológica

La investigación se realizó desde un enfoque cualitativo, de corte descriptivo e interpretativo, que centró su atención en los comportamientos del contexto social producto de las actividades o prácticas, que operan en la realidad estudiada; en este caso, la actividad investigativa en la Escuela Interamericana de Bibliotecología. Esto quiere decir que fue necesario un proceso en el que cada etapa permitiera la retroalimentación y el desarrollo de las subsiguientes. Asimismo, fue necesaria la elaboración de un marco de referencia inicial, con el propósito de determinar unidades de análisis que atendieran a la realidad estudiada.

En ese sentido, se debió caracterizar tal actividad o práctica investigativa desde su contexto, en el marco del cual se producen los documentos de carácter científico o investigativo en estudio. Ello implicó el contacto directo con la fuente de información.

Por otra parte, se asumió también un enfoque cuantitativo, en tanto se otorgaron valores numéricos (inventario) a diferentes categorías de análisis, que conforman la actividad investigativa de la realidad estudiada, como aspectos espacio-temporales y metodológicos, y productividad de actividad investigativa.

El conocimiento sobre la actividad investigativa permitió, por un lado, recopilar de manera sistemática la memoria de la investigación en la Escuela y dar cuenta de su tradición y vocación investigativa; y, por otro, contribuir a la caracterización de un archivo de investigación que permitiera el diseño de criterios de clasificación y valoración de un tipo de archivo especial.

2.1 Etapas metodológicas

a) Contextualización, exploración y elaboración de instrumentos: En este punto se establecieron aquellas unidades y categorías de análisis que sirvieron de guía a todo el proceso indagatorio. Esta fase contempló la búsqueda y la localización de la información que permitiera construir los referentes contextuales y conceptuales para la caracterización del archivo. Para ello fue básica, en primer lugar, la revisión bibliográfica y documental sobre la investigación en la EIB y en la Universidad, así como sobre los archivos de investigación. Luego, se diseñaron los instrumentos para la recolección y análisis para abordar y caracterizar el archivo de investigación.

b) Caracterización del archivo de investigación: Esta fase implica la identificación y localización de la documentación referente a la actividad investigativa para la recuperación de la memoria científica de la EIB, para lo que fue indispensable el estudio directo de la documentación. Con lo anterior, se realizó un rastreo de forma piramidal para identificar cada uno de los acervos documentales de la EIB. En esta etapa se elaboró también un diagnóstico del estado, las políticas, las condiciones y los procesos de gestión documental del archivo de investigación de la EIB.

3. Resultados y hallazgos
3.1 Archivos de investigación. Estado de la cuestión

El estudio sobre los archivos de investigación o archivos científicos es bastante reciente y poco constante, lo que significa que el tema no ha sido abordado con suficiente profundidad y continuidad. Sin duda, Europa y Norteamérica tienen una tradición de sobrada calidad y envergadura en lo que a los archivos respecta. Sin embargo, el vínculo entre los archivos y la investigación va por otra vía: la de la importancia que aquellos presentan para la investigación científica o académica.

Algunos autores proponen que los archivos componen un complejo acumulado simbólico y, por tanto, se encuentran estrechamente ligados con la evolución del pensamiento; en otras palabras, con la realidad intelectual. Al mismo tiempo, son un activo estratégico para el desarrollo de un país, en tanto que los archivos contienen un elemento de gestión vital para el funcionamiento de cualquier tipo de entidad gubernamental o de carácter privado: la información (Zapata, 2002). No obstante, lo anterior sólo sustenta la trascendencia de los archivos para la práctica investigativa pero no la singularidad del contenido informacional; es decir, no define la posibilidad de un tipo de archivo especializado que diverge del estrictamente administrativo o histórico.

En concreto, los trabajos que se enfocan sobre la definición de archivos de investigación o archivos científicos son escasos. Entre los primeros figura el que realizó K. Wimalaratne (1984). Se trata de un estudio RAMP financiado por la Unesco, en el que el autor identifica la información de carácter científica y tecnológica que figura en los expedientes de los archivos de las administraciones públicas de París. El texto explicita el carácter particular de los documentos con información esencialmente científica y tecnológica, además de precisar los elementos necesarios para su tratamiento.

Por su amplitud, el estudio anterior sirvió para los trabajos subsiguientes sobre el tema: el de Pérez-Montes Salmerón & Caso Neira (2003), y el de Luis M. Plaza (2014), ambos desarrollados en el Consejo Superior de Investigaciones Científicas de España (CSIC).El primero diagnostica diferentes elementos de los distintos fondos de archivos relacionados con la actividad investigativa del CSIC; el segundo propone una política integrada de información y documentación científica en la que converjan tanto los fondos de archivo como las colecciones bibliográficas. En ambos casos se realizan acercamientos al concepto de información científica y tecnológica pero solo el trabajo de Pérez-Montes Salmerón & Caso Neira (2003) pone de relieve los archivos de investigación. Existen, además, algunos escritos que abordan el tema de manera tangencial. En este contexto, cabe citar la propuesta de Marcela Fushimi (2010), que presenta la constitución de una colección de objetos digitales conformada por material académico y científico producido por los miembros de la comunidad académica de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata, cuyo objetivo es la reunión, el registro, la difusión y la preservación de la producción científico-académica édita e inédita, dentro de la cual se encuentran variados documentos de archivo.

No obstante, no existe una definición ampliamente difundida y reconocida sobre los archivos de investigación o archivos científicos. Por lo tanto, la necesidad de precisar las singularidades de este tipo de archivos con el fin de poder determinar los elementos de su tratamiento y uso se volvió impostergable. Esto significa que los pocos estudios realizados hasta ahora hayan sido, en primer lugar, insuficientes para llegar a una definición del concepto “archivo de investigación” y, en segundo lugar, que no hayan determinado cuáles son las buenas prácticas para el tratamiento de este tipo de archivos, en la medida en que han determinado que el objetivo de este tipo de información es beneficiar la rentabilidad y la productividad de la llamada “economía del conocimiento”.

Por lo dicho, el tratamiento de los productos informacionales de carácter archivístico derivados de la investigación es de vital importancia como capital de conocimiento estratégico para la innovación, el desarrollo y el beneficio socio-cultural de un país.

3.2. El archivo de investigación. Hacia una definición

Para definir un archivo de investigación, es necesario hacer mención de una serie de elementos equivalentes a una delimitación conceptual, que no es otra cosa que un “procedimiento constructivo, orientado a formar términos a partir de términos” (Ferrater, 1979). En este sentido, analizaremos algunos elementos relacionados con el término “archivo de investigación” y con las instituciones productoras de este tipo de archivos para llegar a una posible definición del mismo.

El diccionario de la Real Academia de la Lengua (2001) define “investigación” como: “acción y efecto de investigar” y “acción que tiene por fin ampliar el conocimiento científico, sin perseguir, en principio, ninguna aplicación práctica”. Para nuestros objetivos tomaremos como referencia la segunda acepción, considerando, además, quelas personas que realizan esta acción pueden o no estar relacionadas con una naturaleza jurídica o gubernamental. En otras palabras: las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, así como entidades gubernamentales, pero también las personas no jurídicas que ejercen una función investigativa a través de hechos, transacciones y situaciones de diversa índole, producen o reciben documentos que van a conformar el archivo. Por lo tanto, en el documento:

[...] es esencial su relación con la entidad productora, así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico. El documento único, aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de este sentido (Fuster Ruiz, 2001: 3).

Bajo estas premisas, haremos énfasis en las entidades productoras de este tipo de archivos, tomando como presupuestos iniciales la propuesta de Pérez-Montes Salmerón & Caso Neira (2003) mencionada precedentemente. En primer lugar, están las universidades. Sobre la Universidad, señalan Gaviria Velásquez et al. (2007: 140) que “juega un rol fundamental como exponente significativo de la etapa de creación y difusión del conocimiento en la sociedad”. Por su relación con los demás agentes sociales, se ubica en un lugar de preeminencia en la cadena del conocimiento. De allí que sobre la Universidad recaiga:

[...] por principio, el paradigma de la organización especializada en el manejo del conocimiento avanzado, por medio de sus tres actividades principales: la investigación, la docencia y la extensión. Más aún, en Latinoamérica la institución donde se produce un porcentaje excluyente del conocimiento científico y tecnológico es la universidad (Hincapié Noreña, 2009: 4).

También están los centros de investigación o institutos que desarrollan investigaciones independientes, hospitales, entidades gubernamentales y no gubernamentales que, para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, realizan investigaciones con un fin específico. Por último, los mismos investigadores que desarrollan las actividades investigativas.

A esta propuesta podríamos sumar las entidades, cuerpos colegiados, agremiaciones encargadas del desarrollo de la ciencia y la tecnología de un país. Para el caso colombiano, por ejemplo, el Departamento Administrativo de Ciencia y Tecnología (Colciencias), las academias de ciencias y las agremiaciones profesionales, entre otras.

Otro elemento de análisis es el carácter seriado de los documentos, esto es: el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos —nunca como colección documental— y el principio de procedencia. En este sentido, el archivo de investigación es un conjunto orgánico de documentos, conformado naturalmente y no de manera arbitraria. Esto significa que su conformación debe realizarse de acuerdo con la clasificación orgánico-funcional de la producción documental de las entidades productoras, por medio de la cual se establecen las series, subseries y tipologías documentales lógicamente ordenadas (Tabla 1). A modo de ejemplo:

Tabla 1. Cuadro de Clasificación- Archivo de investigación (ejemplo)

Serie

Sub-series

Actas

Actas de Comité de Investigaciones

Acuerdos

Acuerdos de Propiedad Intelectual

Instrumentos de control

Instrumentos de recolección de información

Proyectos

Proyectos de Cooperación Científica
Proyectos de Investigación Básica
Proyectos de Investigación Aplicada

Teniendo como premisas lo dicho en materia de clasificación, la conformación de un archivo de investigación debería darse de dos maneras: en primer lugar, como un archivo que, en su conjunto y por la naturaleza de la entidad productora, está estrechamente relacionado con actividades de investigación, como pasa con los archivos de los centros o instituto de investigación independientes; en segundo lugar, como sucede con series documentales como las Historias Académicas o Clínicas que, por su volumen documental y contenido informativo, son dispuestas de manera independiente pero manteniendo su vinculación lógica con el resto del fondo en su totalidad. Del mismo modo ocurre con aquellos conjuntos de series documentales complejas que, por su contenido informativo, están relacionadas con un proceso o actividad específica de la producción documental de la entidad, como pasa con los archivos contables o jurídicos de algunas instituciones, conformados de manera independiente con el fin de tener un mayor control de estas series documentales por su valor para la toma de decisiones.

Lo anterior presupone un proceso de organización, valoración y selección documentales en función de sus cualidades y calidades administrativas, económicas, legales, informativas, probatorias, históricas y, en especial, científicas. Por último, todo archivo público o privado, especializado o no, tiene una función esencial en la construcción de la memoria social. Por lo tanto, es parte del patrimonio cultural de las naciones. Los archivos de investigación, entonces, sirven para la reconstrucción de una memoria de la investigación de sus productores; esto es, la memoria de las relaciones del hombre con el conocimiento, la ciencia y la tecnología, aspectos que han marcado el desarrollo de las sociedades humanas.

El análisis anterior nos lleva a reunir elementos para una propuesta de concepto de archivo de investigación: conjunto orgánico de documentos, de cualquier forma o soporte material, producidos o recibidos por una persona o entidad pública o privada que ejerce una acción investigativa; que tiene por fin ampliar o renovar el conocimiento científico y/o tecnológico y que puede perseguir o no una aplicación práctica, conformado o constituido de forma natural y seriada, conservados con fines administrativos, económicos, legales, informativos, probatorios, históricos y, en especial, científicos.

Se trata entonces de una forma estructurada de documentos con una característica especial que puede generar una ventaja competitiva, un patrimonio de la experiencia en investigación y un capital acumulado de las formas de investigar, útiles para la gestión y apropiación del conocimiento.

3.3 El documento científico y/o tecnológico

El concepto de documento ha sido uno de los asuntos más abordados por los estudiosos de la documentación y la información. Por ello, aparecen definiciones como: “cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada persona” (Vásquez Murillo, 2006: 21); “testimonio escrito que tiene, a la vez, un carácter histórico-jurídico, una forma de redacción determinada y no está destinado directamente a dar fe de la veracidad de un hecho o constituir una prueba del mismo sino más bien a garantizar la adecuada transmisión de un hecho” (López Yépez, 2008: 4); “objetos que directamente revelan o acreditan hechos jurídicos, y que, por su índole, pueden ser directamente incorporados a un expediente, protocolo o registro” (Galende Díaz & García Ruipérez, 2003: 23).

Desde una perspectiva archivística, el documento es aquel que ha sido “producido o recibido por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información” (Heredia Herrera, 1991: 123). Vásquez Murillo lo define como un “soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite” (Vásquez Murillo, 2006: 27).

Ahora bien, el documento de archivo, independiente de su soporte material, es un instrumento de comunicación, que adopta la figura de fuente potencial de información y de nuevo conocimiento, por un elemento único y esencial: su contenido informativo. Este no sólo es el elemento que transmite el mensaje en el documento sino que además permite hacer relaciones y conexiones con otros documentos. El contenido informativo, como hemos mencionado, es también un elemento diferenciador que nos permite realizar agrupaciones documentales particulares que, por su importancia para la persona o entidad productora, pueden ser almacenadas y conservadas en un edificio especial (Martínez de Sousa, 2004).

No obstante, el contenido informativo no contiene un valor testimonial por sí mismo. Como señala Fuster Ruiz (2001), todos los documentos dan noticia sobre algo, pero algunos no sólo informan sino que además son garantía de que el hecho relatado es verdadero y, por lo tanto, constituyen testimonios del hecho. Esto los eleva como fuentes de información, en tanto que los documentos de archivo emanados de un proceso de investigación científica y/o tecnológica llevado a cabo por una institución pública o privada deben ser valorados en función de su finalidad informativa pero, mayormente, en función de su finalidad testimonial. Por ejemplo, la notificación de cambios o ajustes presupuestales de un proyecto de investigación, pese a formar parte del expediente de investigación, no contiene en sí una información de carácter científico y/o tecnológico, sino más bien datos de otro tipo que sirven de apoyo a la función administrativa de su productor.

Por tanto, aun cuando un documento, por sus valores primarios, pase a integrar el conjunto de aquellos que son relativos a la actividad investigativa y, por ende, a formar parte de los expedientes, no necesariamente es un documento científico y/o tecnológico en sentido estricto, ya que su carácter testimonial es lo que le da su característica especial. Para este trabajo se entenderá documento científico y/o tecnológico a aquel que emana una persona o institución pública o privada, en razón de sus funciones investigativas, útil para el trámite administrativo y que es testimonio de interés para la ciencia y la tecnología.

Por otro lado, la identificación archivística del documento científico y/o tecnológico deberá pasar por la individualización del “conjunto de características de un documento que puede ser separado de la determinación de los temas particulares, personas o lugares que lo afectan” (Mastropierro, 2008: 127). Este conjunto de características es clasificado por Duranti (1996) de la siguiente manera:

Externas:

  1. Soporte

  2. Escritura

  3. Lenguaje

  4. Signos especiales

  5. Sellos

  6. Anotaciones

Internas:

  1. Protocolo: título, fecha, asunto

  2. Texto

  3. Escatocolo: clausulas, firmas, notas

Estas características son aquellas que, en sus distintas combinaciones, determinan el tipo documenta y, más allá, su clasificación. A modo de ejemplo, haremos una distinción entre documentos administrativos y documentos de apoyo (Tabla 2).

Tabla 2. Tipologías documentales – archivo de investigación (ejemplo)

Clase

Función

Tipo

Tipología

Documentos administrativos

Testimonial

Acta

Acta de inicio

Dispositivo

Acuerdo

Acuerdo de propiedad intelectual

Informativo

Informe

Informe de ejecución presupuestal

Testimonial/Dispositivo/Informativo

Proyecto

Proyecto de investigación

Documentos de apoyo

Testimonial

Acta

Acta de reunión de investigación

De apoyo

Diario

Diario de campo

De apoyo

Ficha

Ficha documental

Los documentos de apoyo que vemos en la tabla anterior no pasan a integrar el conjunto de los conocimientos científicos y tecnológicos, ni alcanzan una vigencia extendida en el tiempo; es decir, no son publicables ni tienen un lugar de conservación permanente pues carecen de valores primarios. No obstante, estos en particular proporcionan un testimonio preciso sobre las investigaciones y explican los resultados y productos que se generaron a partir de ellas. Por ello, valdría la pena realizar acciones orientadas a su recuperación y organización como un conjunto que, aunque complementario, es esencial para tener una visión panorámica de los pasos, instrumentos y resultados de los proyectos de investigación, que son por excelencia la serie documental que integra un archivo de investigación.

3.4 Caracterización del archivo de investigación: el caso del archivo de investigación de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia

La caracterización del archivo de investigación objeto de estudio se sustenta desde un enfoque archivístico y normativo. Esta perspectiva tiene como base la clasificación de los grupos de archivos de investigación propuesta por Pérez-Montes Salmerón & Caso Neira (2003). Para el trabajo se tuvieron en cuenta dos de los tres grupos diferenciados por las autoras: por una parte, los archivos de los departamentos que reflejan la actividad investigativa cotidianamente, y, por otra, los archivos de los distintos equipos de investigación y de los investigadores que son el testimonio de la actividad específica.

En la figura1 se observa la ubicación espacial de los fondos documentales correspondientes al archivo del Centro de Investigaciones en Ciencia de la Información (círculo azul), al archivo de apoyo (círculo rojo) y los diferentes archivos de los investigadores de la EIB (círculos negros):

figura 1
Figura 1. Ubicación espacial de los fondos documentales.
Fuente: Escuela Interamericana de Bibliotecología. Universidad de Antioquia.

3.4.1 Diagnóstico

En términos generales, las condiciones físicas de la documentación son buenas, aunque existen deterioros físicos como dobleces, derivados de la manipulación en algunos de los documentos. No se detectó la presencia de hongos y oxidaciones, ni se evidencia presencia de gases en el aire que puedan provocar deterioros en los soportes a largo plazo, pero sí se evidencia la acumulación de partículas adheridas a los materiales como polvo. Las condiciones de humedad, temperatura e iluminación en términos generales son buenas.

El 97% de la documentación se encuentra en soporte papel. En cuanto a las instalaciones donde se encuentra el archivo de investigación, podría decirse que se cuenta con espacios suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos; también con recursos físicos disponibles para estos objetivos, como sillas, escritorios, estanterías, equipos de cómputo, entre otros. Sin embargo, no existe una sala o espacio de consulta disponible para la atención del público (investigadores) que pretendan consultar la documentación. No se observan riesgos de inundaciones ni filtraciones de agua en ventanas y rendijas. En cuanto a las condiciones de seguridad, si bien hay personal encargado no existen herramientas como el “Afuera”, que permitan hacer seguimiento de los préstamos o consultas a la documentación (ver anexo 1).

El contenido:

Ya que no hay un valor estimado del volumen de información de los archivos de los investigadores, es difícil calcular un porcentaje; sin embargo, se estima que entre un 50 y un 60% de la documentación es administrativa, correspondiente a la conservada en el CICINF.

La cronología:

Existe documentación desde 1987, distribuida de este modo: 10% anterior a 1998; 30% entre 1998-2008 y un 60% posterior a 2008.


3.4.2 Producción documental

El proceso de producción documental está inmerso dentro de un contexto particular, que se vincula con el marco normativo del Sistema Universitario de Investigación, el cual direcciona la actividad investigativa de las unidades académicas y establece las pautas y formatos de la producción documental. Por tanto, encontramos las siguientes tipologías documentales que componen los expedientes de investigación en la EIB:

  • Términos de referencia

  • Proyecto de investigación

  • Evaluaciones internas

  • Evaluaciones externas

  • Comunicación de aprobación (CODI-CICINF)

  • Aval Consejo EIB – tiempos de plan de trabajo a profesores

  • Ficha técnica del proyecto

  • Acta de inicio

  • Notificaciones de disponibilidad presupuestal

  • Informes de ejecución presupuestal

  • Informes de avance

  • Prórrogas

  • Informe final

  • Evaluaciones finales

  • Acta de finalización


Cabe mencionar que muy pocos expedientes están completos y que estas no son las únicas tipologías documentales que se producen en la actividad investigativa. Estas son, simplemente, las encontradas para el estudio de caso.

3.4.3 Organización: clasificación y ordenación

De los fondos documentales de la EIB relacionados con su actividad investigativa sólo se logró identificar el nivel de organización del Archivo del Centro de Investigaciones y del archivo de apoyo, cuya organización responde a una doble necesidad. Por un lado, proporcionar estructura a los fondos que responden al proceso mediante el cual los documentos han sido creados; por otro, facilitar la localización conceptual de los documentos, dando información suficiente para orientar con acierto la búsqueda de todas las unidades archivísticas.

En este sentido, la organización del archivo de investigación de la EIB responde a una clasificación y ordenación, en acuerdo con la teoría archivística, que asegura por lo menos el cumplimiento del principio de procedencia, en su doble dimensión: el respeto a los fondos de archivo y el principio de orden original (Tabla 3).

Tabla 3. Procesos de clasificación y ordenación

Clasificación de documentos

Ordenación documental

Se identificó como única serie documental: proyectos de investigación, que es la serie por excelencia de la actividad investigativa. Tanto los expedientes del Archivo del Centro de Investigaciones como los que conforman el archivo de apoyo están asociados a un proyecto de investigación.

La ordenación responde al momento en que fueron creados los documentos, así como al trámite documental que debe realizarse tanto en la unidad como en la Universidad misma para la oficialización, seguimiento y terminación de un proyecto de investigación.

 
3.4.4 Descripción: inventarios

Este punto es de especial atención, pues los instrumentos de descripción deben responder a dos necesidades: facilitar el conocimiento del contenido del fondo y, a su vez, el acceso a los documentos. En otras palabras, permiten el control y el acceso a los fondos. Para el caso del archivo de investigación estudiado, se cuenta con un inventario. Sin embargo, no está completo y no pretende ser una herramienta de uso para la consulta de investigadores sino un instrumento de control para el Centro de Investigaciones.

3.4.5 Acceso y difusión

El acceso a este fondo documental está en general restringido al ciudadano y habilitado sólo especialmente al investigado con finalidades muy específicas de investigación. Por ello, la difusión, es al mismo tiempo limitada. Convendría, en este apartado, iniciar acciones que permitan la interacción de la comunidad académica de la EIB y así una progresiva apertura de los fondos documentales a la consulta, al menos indirecta, por ejemplo a través de la reproducción en sistemas virtuales o digitales.

4. Conclusiones y recomendaciones

Recomendaciones elaboradas sobre el estudio de caso:

  • Constituir la memoria documental de carácter científico y/o tecnológico permitiría a la EIB contar con un capital acumulado y, a través de él, reconocer su trayectoria investigativa y tener mayores recursos de información.

  • Crear una política de información científica y tecnológica en lo que respecta a los documentos de archivos serviría como una base conceptual sobre la cual se podría constituir un Sistema Integrado de Información y Documentación Científica, una herramienta que la EIB puede aprovechar para definir sus planes estratégicos de investigación.

  • Un Sistema Integrado de Información y Documentación Científica no solo debería ser capaz de movilizar adecuadamente los recursos y las herramientas de información científica y tecnológica actualmente disponibles en la EIB; sino además, debería transformar aquéllas que sean necesarias y crear y coordinar nuevos elementos, incluso con objetivos estrictamente de investigación. Bajo estas premisas, se consolidaría un avance cualitativo sobre otros modelos o pretensiones más cercanos a la simple agregación de unidades y servicios de información para investigación preexistentes (y fuertemente mermados) en la EIB.

En síntesis, una política de información científica para la EIB y su correspondiente sistema de información darían, por lo menos, respuesta a la necesidad de dotar a la Escuela de recursos de información con valores agregados y con un significativo poder de interrelación que permitiría:

  1. Satisfacer las demandas de información científica y tecnológica a diferentes tipos de usuarios y necesidades.

  2. Servir de elemento clave en la visibilidad y proyección nacional e internacional de la EIB en distintas esferas y sectores académicos y sociales.

  3. Contribuir a incrementar y mejorar la percepción social de la investigación científica y sus agentes.

  4. Contribuir a las labores de análisis de información, vigilancia e inteligencia estratégica y planificación científica.

Para lo anterior, sin embargo, es necesario contar con un Programa de Gestión Documental (PGD) que involucre las ocho etapas del tratamiento archivístico, de manera que este pueda integrarse a un plan de gestión mucho más amplio y coordinado. En otras palabras, un programa de gestión y apropiación del conocimiento que funcione de manera articulada.

En este sentido, los archivos aportan un elemento muy especial en lo que a la producción de conocimiento respecta. Se trata de la posibilidad de “documentar”. Este aspecto constituye una de las formas más claras de renovar el conocimiento. Por tanto, la gestión documental no es otra cosa que la administración de recursos de información, cuyo valor aumenta cuando su contenido informativo y su valor testimonial son esencialmente de carácter científico y/o tecnológico.

Como sostuvimos, este contenido informativo y valor testimonial particular nos permite crear una agrupación especial de documentos, cuya constitución ejerce una notable influencia en los procesos de generación, producción, transmisión, difusión y organización del conocimiento. Los archivos de investigación tal como los hemos definido sirven de palanca para que las personas o las instituciones puedan desempeñar mejor su función investigativa, que exige como condición una renovación y actualización constante ante el universo de interrogantes, herramientas y demandas en los procesos investigativos actuales.

5. Notas

1 Artículo derivado del proyecto de grado del mismo nombre “Caracterización del archivo de investigación. Un estudio de estudio”, avalado como proyecto de investigación por el Centro de Investigaciones en Ciencia de la Información (CICINF) de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia (Medellín).

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UNA

Anexo 1
CUESTIONARIO DE OBSERVACIÓN
Escuela Interamericana de Bibliotecología. Programa de Archivística

ASPECTOS GENERALES

Nombre del archivo

Centro de Investigaciones en Ciencia de la Información

Tipo

Gestión

X

Central


Histórico


Territorialidad

Nacional


Departamental


Distrital


Metropolitano


Municipal


Local

x

Indígena


Otro


Organización jurídica o estatal

Ejecutiva


Legislativa


Judicial

x

Organismos de control


Organismos autónomos


Otro


¿Cuál?


Fondos documentales

Uno

ML aprox.


Soporte

Papel

Estado de conservación

Bueno

X

Regular


Malo


ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Dependencia administrativa

Escuela Interamericana de Bibliotecología

Recurso humano

Coordinador


Auxiliares

x

Monitores

x

INFRAESTRUCTURA FÍSICA E INSTALACIONES

Espacios

Suficientes

Insuficientes


Descripción

Pisos (No.)

3

Sala de consulta

No

Zona de admin

Zona de custodia

Si

Mobiliario

Adecuado

Inadecuado


Descripción

Estanterías

x

Escritorios y de consulta

x

Ventilación e iluminación

Suficientes

x

Insuficientes


RECURSOS TECNOLÓGICOS

Fotocopiadoras

x

Equipos de cómputo

x

Intranet

x

Escáner

x

Internet

x

Otros

No

SERVICIOS

Horarios de atención

No tiene

Servicios

Consulta

x

Préstamo

No

Tipo de consulta

Física

x

Electrónica

No

Tipo de préstamo

Interno

x

Externo

No

USUARIOS

Tipos

Internos

x

Personal admin.

x

Investigadores

x

Estudiantes UdeA

x

Entidades de control

x

Externos


Investigadores

No

Ciudadanos

No

Estudiantes otras universidad

No

Estudiantes de bachillerato

No

Condiciones de acceso

Para discapacitados con problemas de movilidad

No

Para discapacitados con problemas de visión

No

Para discapacitados con problemas de escucha

No

CONTROL

Informes de gestión

No

Registros de consulta

No

Instrumentos de consulta

Si

Consolidados de consultas atendidas

No

Estudios de usuarios

No

Estadísticas de usuarios

No



Anexo 2

CUESTIONARIO
Escuela Interamericana de Bibliotecología. Programa de Archivística.

CENTRO DE INVESTIGACIONES –CICINF-

Objetivo: Caracterizar un archivo de investigación, de acuerdo con los tipos documentales que conforman la memoria de la investigación de la Escuela Interamericana de Bibliotecología

  1. ¿Qué entiende el Centro de Investigación como proyecto de investigación?

  2. ¿Cuáles son los pasos que se deben a llevar cabo para iniciar formalmente un proyecto de investigación y qué documentos se producen en cada paso?

  3. ¿Qué documentación solicita el Centro de Investigación a los investigadores durante el desarrollo y al finalizar un proyecto de investigación?

  4. El Centro de Investigaciones cuenta con normas o criterios relacionados con:

Organización: ____________________________________________________

Conservación: ____________________________________________________

Difusión, reproducción y acceso: _____________________________________

  1. ¿Quiénes definen estas normas o criterios?

  2. ¿Existe documentación relativa a los proyectos de investigación que no esté en el Centro de Investigación y deba formar parte de su archivo? ¿A quién pertenece y dónde está ubicada?



Anexo 3
CUESTIONARIO
Escuela Interamericana de Bibliotecología. Programa de Archivística.

INVESTIGADORES EIB

Objetivo: Caracterizar un archivo de investigación, de acuerdo con los tipos documentales que conforman la memoria de la investigación de la Escuela Interamericana de Bibliotecología.

  1. ¿Tiene en su archivo personal documentos relativos a proyectos de investigación en los que haya participado? ¿Cuáles son?

  2. ¿En qué soportes se encuentran y en dónde los conserva?

  3. ¿Estos documentos le han servido para la elaboración o desarrollo de otros proyectos de investigación?

  4. ¿Considera importantes estos documentos en términos históricos y/o académicos?

Recibido: 24 de noviembre de 2015
Aceptado:
 18 de abril de 2016.
Publicado:
 29 de abril de 2016.

Artículo publicado bajo Licencia Creative Commons (CC) Atribución-NoComercial-CompartirDerivadasIgual 3.0
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