Palabra Clave (La Plata), octubre 2016, vol. 6, n° 1, e010. ISSN 1853-9912 
Universidad Nacional de La Plata
Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación
Departamento de Bibliotecología

 

Artículo/Article

 

Calidad de la organización del conocimiento en bibliotecas universitarias de arquitectura

Paola Verónica Mendes

Universidad Nacional de La Plata. Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación. Departamento de Bibliotecología, Argentina.
paobiblio@gmail.com

Cita recomendada: Mendes, P. V. (2016). Calidad de la organización del conocimiento en bibliotecas universitarias de arquitectura. Palabra Clave (La Plata), 6(1), e010. Recuperado de http://www.palabraclave.fahce.unlp.edu.ar/article/view/PCe010

Resumen: Con el objetivo de evaluar la calidad de los procesos de organización del conocimiento en bibliotecas universitarias de arquitectura de la Argentina, se realiza un estudio sobre la indización y condensación (resumen y nota de contenido) en los OPAC. Los resultados demuestran que el nivel de exhaustividad en promedio es el recomendable para bibliotecas especializadas, pero en algunos casos es elevado y en otros muy bajo y, por lo tanto, poco homogéneo; mientras que el nivel de especificidad es aceptable. Los cálculos indican un nivel de consistencia muy reducida. Se ha detectado una gran cantidad de errores ortográficos tanto en la indización como la condensación. Si bien la mayoría de los registros poseen términos de indización, la inclusión de la condensación es escasa en las bibliotecas. En función de los resultados, se ha incluido una serie de recomendaciones para la mejora continua de los procesos.

Palabras clave: Indización; Resumen; Nota de contenido; Bibliotecas universitarias; Arquitectura.

Quality of knowledge organization in university libraries of architecture

Abstract: With the goal of assess the process quality of knowledge organization in university libraries of architecture in Argentina, it is been made a study of indexing and summary (abstract and notes of content) in OPACs. The results shows that levels of exhaustiveness are the average recommended for specialized libraries, but it is high in some cases and really low in others, therefore not much homogeneous; whereas the specificity level is acceptable. The calculation indicates a very limited consistency level. It has been detected a great number of spelling errors as much in indexing as in summary. Even though most of records have indexing expressions, the summary inclusion is limited in the libraries.  Based on the results, it has been included a serie of recommendation for the continuous improvement of processes.

Keywords: Indexing; Abstract; Note of Content; University libraries; Architecture.


1. Introducción1

Las nuevas tecnologías y el aumento exponencial de documentos publicados provocaron dificultades para encontrar la información que se está buscando. Pinto Molina (1994) indica que este panorama hace cada vez más útil y necesaria cualquier técnica que informe sobre el contenido de cada documento. En las bibliotecas, la representación del contenido de los documentos se hace visible a través de los catálogos en línea de acceso público (OPAC). Con la explosión de los OPAC que se registró en la década de 1980 y los problemas surgidos en la recuperación por materia, las bibliotecas comenzaron a incorporar distintos procesos de organización del conocimiento (POC), como Indización, Condensación y Clasificación, con lo que se creó el concepto de registro enriquecido (Martínez, 2008; Martínez y Valdés, 2009). Estos procesos resultan imprescindibles para que el OPAC cumpla con los objetivos presentados en la declaración de principios de IFLA (2009) y sea un instrumento eficaz y efectivo. A la vez, la calidad de esos procesos es fundamental para lograr la eficacia en la recuperación de documentos pertinentes y así satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Según Extremeño y Moscoso (1998, p. 232), “resolver y satisfacer las expectativas de los usuarios es la razón de ser fundamental en el control de calidad de productos o servicios”.

La indización es la “acción de describir o identificar un documento en relación con su contenido” (AENOR, 1991). Similar definición ofrece el Diccionario de Organización del Conocimiento dirigido por Barité (2013): “proceso de descripción y representación del contenido temático de un documento”. Los términos asignados por el indizador sirven como punto de acceso mediante los cuales un recurso puede ser localizado y recuperado a partir de una búsqueda por temas en un OPAC (Lancaster, 1996). El propósito de la indización es facilitar la recuperación y satisfacer las necesidades de información del usuario (Fujita, 2009; Gil Urdiciain, 2004; Hjørland, 2007; Lancaster, 2001). Para evaluar la calidad de la indización se deben tener en cuenta los dos principios básicos y reconocidos por la mayoría de los autores: exhaustividad y especificidad. Varios autores agregan otros criterios de evaluación: errores de exactitud o coherencia (Argudo Plans, 2002; Herrero Solanas, 1997; Martínez, 2012) y consistencia (Chen, 2008; Gil Leiva, 2002, 2008; Leonard, 1977; Slype, 1991; Zunde y Dexter, 1969).

La condensación es el proceso que permite representar una obra mediante un texto abreviado. Puede emplearse para ello una forma narrativa, como el resumen (Lancaster, 1996; Pinto Molina, 2001, 2006) o una forma esquemática, como la nota de contenido (Dwyer, 1991; Winke, 1999). Las principales funciones del resumen son facilitar la selección y la recuperación (AENOR, 1990; Fidel, 1986; Pinto Molina, 2001, 2006). Varios autores (Lancaster, 1996; Pinto Molina, 2014) agregan la función de contribuir a superar las barreras lingüísticas. La nota de contenido se emplea normalmente para registrar, identificar y permitir el acceso a aquellos títulos contenidos dentro de una obra (Peis, 2000; Wormell, 1994).

Son varios los autores que han realizado estudios sobre aspectos relativos a la indización, como Extremeño (1999a, b; 2000), Fujita y Gil Leiva (2015) o Tonta (1991). En cuanto a resúmenes, se destacan Lancaster (2001) y los españoles Moreiro González (1989, 2002) y Pinto Molina (2001); y a nota de contenido, Poulsen (1996) y Morris (2001) y el proyecto pionero Subject Access Project, dirigido por Atherton (1978). Sin embargo, existen escasos trabajos en idioma español y que tomen como objeto de análisis la organización del conocimiento en los libros en bibliotecas.

El tipo de documento y el idioma no son los únicos factores que influyen en los POC. Como demuestran Moreno Fernández, Izquierdo Alonso y Vázquez Montávez (2006), la indización depende de la clase de biblioteca, la experiencia del indizador, la temática, y por último, los más importantes, los usuarios. Una de las críticas que reciben muchas de las investigaciones es que se no tuvieron en cuenta estos factores. Así, por ejemplo, analizan la indización realizada por bibliotecas muy diferentes, incluso de distintos países y/o idiomas, o con diversidad temática; y por lo tanto, dirigida a distintos usuarios. Esto es contradictorio con el principio de que la indización debe tener en cuenta las necesidades de los usuarios. También suele criticarse el análisis de una indización “experimental”. Según Moreno Fernández, Izquierdo Alonso y Vázquez Montávez (2006), el inconveniente que tienen algunos estudios acerca de la calidad en la indización reside en que analizan una variable en forma aislada, es decir, únicamente determinan la exhaustividad y especificidad; otros, sólo la consistencia, y unos pocos, la exactitud.

Debido a que la calidad de POC resulta fundamental para lograr la eficacia en la recuperación de los documentos y de este modo satisfacer las necesidades de los usuarios, y a la falta de estudios en español sobre ellas, resulta necesario realizar esta investigación.

Específicamente, el objetivo general de este trabajo es evaluar la calidad de los POC en bibliotecas universitarias de arquitectura y establecer posibles acciones de mejora. Los objetivos específicos planteados son: a) analizar la exhaustividad y la especificidad en la indización; b) calcular la consistencia de la indización intra-biblioteca; c) identificar los errores de exactitud en la indización y condensación; d) determinar la integridad de la indización y condensación en el registro, y e) establecer posibles acciones de mejora.

Con este trabajo se espera conocer el estado o situación de los procesos de organización del conocimiento (POC) en bibliotecas universitarias de arquitectura, con el fin de generar conciencia sobre su importancia y proporcionar datos que promuevan la realización de acciones de mejora. Si bien el estudio se realiza en bibliotecas universitarias de arquitectura, se espera también ofrecer una serie de recomendaciones específicas y de carácter general para ser aplicables a cualquier unidad de información.

2. Metodología

Para la determinación de la muestra sobre la que se desarrolló el estudio se seleccionaron, en primer lugar, los OPAC de las bibliotecas que se revisarán y, en segundo lugar, los registros bibliográficos de dichos catálogos sobre los que se analizan los POC. Teniendo en cuenta que existen ciertos factores que influyen en los POC, se planteó el análisis específico de los OPAC de las Bibliotecas de Facultades de Arquitectura de Universidades Públicas de la Argentina. De esta forma, las bibliotecas incluidas presentan características similares, ya que poseen un área temática en común, pertenecen al ámbito público y están orientadas a la misma comunidad de usuarios. Se descartaron las bibliotecas conjuntas o centrales porque incluyen en sus colecciones otras disciplinas y también aquellas que realizan una indización precoordinada. Esta selección estableció una población total de 6 bibliotecas de arquitectura de las siguientes universidades: Universidad de Buenos Aires (UBA), Universidad Nacional de Córdoba (UNC), Universidad Nacional de La Plata (UNLP), Universidad Nacional del Nordeste (UNNE), Universidad Nacional de Rosario (UNR) y Universidad Nacional de Tucumán (UNT). En cuanto a la selección de los libros cuyos registros bibliográficos se analizarían, se tuvieron en cuenta aquellos que se encuentran en todas las bibliotecas seleccionadas y están escritos en idioma español. Además, con el fin de que la muestra sea representativa, los títulos corresponden a las distintas temáticas relacionadas con la arquitectura, como historia de la arquitectura, urbanismo, construcción, viviendas, etc.

La calidad en la indización se evaluó en función de la exhaustividad, especificidad, exactitud y consistencia. El análisis de la exhaustividad se realizó sobre los registros que incluyen términos de indización, estableciendo por biblioteca la media por registro (valor promedio), la mediana (valor de posición central), la moda (valor más recurrente) y el rango (valor mínimo y máximo). En forma separada, se calculó el porcentaje de términos de indización que corresponden a nombres propios. Para determinar el nivel de especificidad, se calculó el porcentaje de términos que figuran en el título y en el resumen o tabla de contenido, y que son relevantes. Para establecer los errores de exactitud, se calculó el porcentaje de términos con errores ortográficos (ausencia o uso incorrecto de acentos) y se separaron los que afectan la recuperación (permutación, omisión, sustitución, repetición o inserción de alguna letra u omisión o inserción de espacios). La consistencia se midió comparando los términos de indización de los distintos registros del mismo libro que posee una biblioteca.

En cuanto al resumen y a la nota de contenido, se determinaron los errores ortográficos registrados.

Por último, se evaluó la integridad del registro, calculando cuántos poseen términos de indización y/o resumen o nota de contenido.

En función de los resultados obtenidos, se determinaron una serie de recomendaciones para la mejora continua de los procesos.

3. Resultados y discusión
3.1 Indización

La exhaustividad por biblioteca está representada en la Figura 1.

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Figura 1. Medidas de exhaustividad y promedio general

Como se puede observar, el promedio de términos de indización por registro entre las bibliotecas únicamente es superado por la biblioteca de la UNC, con una media de 22 términos. No obstante, la mayoría presenta una media que oscila entre 9 y 14 términos, un rango recomendable para una biblioteca especializada. En algunas bibliotecas, según la mediana (valor de la posición central del conjunto de datos), la mitad de los registros no superan los 4 o 5 términos de indización, y según la moda (valor que más se repite), los registros suelen tener 4 o 5 términos. Ambas medidas significan un nivel de exhaustividad inferior al acorde para una biblioteca especializada.

La diferencia entre los resultados de la media en relación con la mediana y con la moda se debe a que la primera es más sensible a los casos extremos. Por ejemplo, se han encontrado registros con más de 70 términos, en la UBA (77) y UNC (75), o con aprox. 60 términos, en el caso de la UNT (63) y la UNR (56). Este exceso en la cantidad de términos aumentará la tasa de acierto, disminuyendo la precisión de las respuestas. Por el contrario, ninguna biblioteca cumple en su totalidad con el principio de que los registros deben incluir tres o más términos, para que la indización poscoordinada sea de utilidad y así poder usar los operadores booleanos. La biblioteca con el mayor porcentaje de registros con uno o dos términos es la UNT con 25%, seguida por la UNR (18%), la UBA (17%) y la UNNE (16%). Por último, se ubican la UNLP y la UNC, con 13 y 9, respectivamente.

La poca homogeneidad en la cantidad de términos a asignar a un documento presupone la falta de una política de indización y le impide al usuario formarse un modelo predeterminado del tipo de estrategia de búsqueda que debe llevar a cabo.

La Figura 2 presenta la relación entre los términos comunes y los nombres propios en cada biblioteca.

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Figura 2
. Relación entre términos comunes y nombres propios

En todas las bibliotecas, la cantidad de términos comunes supera enormemente a los nombres propios, aunque no en igual proporción. Únicamente en las bibliotecas de UNR y UBA, los nombres propios superan el 25% con respecto a los términos comunes. Considerando que los usuarios suelen utilizar en las estrategias de búsquedas los nombres de arquitectos, lugares y obras, es necesario que las bibliotecas los incorporen en gran medida como términos de indización.

La especificidad está representada en la Figura 3.

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Figura 3
. Nivel de especificidad

Como se puede observar, el nivel de especificidad oscila entre 58% y 76%; si bien no es el ideal es aceptable para una biblioteca especializada. Las bibliotecas con mayor porcentaje de términos específicos son la UNLP y la UNT, seguidas por la UNNE. Cabe aclarar que estos resultados simplemente indican que la mayoría de los términos asignados son específicos, pero pueden no ser suficientes específicamente.

Los errores de exactitud se presentan sobre la base de los términos de indización (Figura 4) y de los registros (Figura 5).

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Figura 4
. Errores en términos

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Figura 5
. Errores en registros

Todas las bibliotecas presentan términos con errores; la mayoría, incluso, supera el 20%, con excepción de UNNE y UNC, cuando el valor de referencia es 0. Cabe aclarar que algunas bibliotecas registran todos los términos en mayúscula y sin acentos, de manera intencional. Esta práctica provoca una pérdida de seriedad ante los usuarios y perturba la legibilidad. Mejores resultados se obtienen si se contabilizan únicamente los errores que afectan la recuperación. Algunas bibliotecas apenas alcanzan el 2% de términos con errores. En cuanto a los registros, todas las bibliotecas poseen gran cantidad con errores, muy lejos del valor ideal 0. En la biblioteca de la UBA, prácticamente todos los registros (93%) tienen algún error, seguida por la UNLP y la UNR. Aun en la biblioteca con mejor resultado, los registros con errores alcanzan el 38% (UNC). Al igual que sobre la base de los términos, se obtienen mejores resultados tomando únicamente los errores que afectan la recuperación. Igualmente, en algunas bibliotecas el porcentaje sigue siendo alto, de más del 15%. Las bibliotecas que más se acercan al valor de referencia son la UNLP y la UNNE.

Los errores de coherencia incluyen la repetición de términos de indización en el mismo registro. Las bibliotecas con mayor cantidad de registros incoherentes son UNC (16%) y UNT (12%). Únicamente la UNLP y la UNNE presentan todos sus registros en forma coherente.

La consistencia entre registros del mismo libro se indica en la Figura 62.

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Figura 6. Índice de consistencia

Se espera que la consistencia entre registros del mismo libro en la misma biblioteca sea 100%. Sin embargo, los promedios arrojan unos valores inferiores a 75%; la UNC es la del valor más alto, seguida por la UBA y la UNT; mientras que la UNNE y UNR arrojan un promedio de consistencia muy reducida. Si se consideran los índices de consistencia por cada libro, en la UBA y UNC la mitad superan el 90%, mientras que algunos son inferiores al 40%. En la UNT, algunos tienen consistencia total, mientras que otros son inferiores a 40%. En las bibliotecas de la UNNE y de la UNR, en la mayoría de los títulos la coincidencia de términos es menor a 30%; incluso, UNNE presenta inconsistencias absolutas.

3.2 Condensación

Los errores de exactitud en la condensación (resumen y/o nota de contenido) incluida en los registros se presentan en la Figura 7.

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Figura 7
. Errores en registros

La mayoría de las bibliotecas presentan errores en la condensación (resumen y/o nota de contenido), muy lejos del valor ideal 0. En la biblioteca de la UNR, todos los resúmenes o nota de contenido presentan algún error. En el resto de las bibliotecas, los registros con errores oscilan entre 29% y 50%. Únicamente en la biblioteca de la UNT no se han encontrado errores en la condensación. Mejores resultados se obtienen si se contabilizan únicamente los errores que afectan la recuperación. En algunas bibliotecas (UBA, UNLP y UNT), no se han encontrado errores que impidan la recuperación en la condensación. Cabe aclarar que los registros que incluyen condensación son escasos.

3.3 Integridad

La integridad de los registros indica la presencia de términos de indización y/o condensación (Figura 8).

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Figura 8
. Integridad de registros

En todas las bibliotecas la mayoría de los registros posee términos de indización, siendo la UNLP la única con todos los registros indizados. Sin embargo, la inclusión de resúmenes y notas de contenido no es muy habitual. El valor más alto es de 31% y corresponde a la UNLP, seguida por la UBA con 16%. En el resto de las bibliotecas, los registros con condensación son escasos y los valores oscilan entre 4 y 6 %. Cabe aclarar que la mayoría de los resúmenes son demasiado breves, del tipo indicativo, y en algunos casos son más bien notas. Para facilitar la recuperación y selección de los documentos es imprescindible que las bibliotecas creen registros enriquecidos, con la incorporación de estos POC.

4. Conclusiones

Como se mencionó en la Introducción, el aumento exponencial de documentos y los problemas en la recuperación por materia hacen necesaria la creación de registros enriquecidos en los OPAC, incorporando los procesos de organización del conocimiento (POC) como Indización, Condensación y Clasificación. La calidad de los procesos es fundamental para que el OPAC cumpla con los objetivos presentados en la declaración de principios de IFLA (2009), principalmente lograr la eficacia en la recuperación de los documentos pertinentes y así satisfacer las necesidades de los usuarios.

El nivel de exhaustividad en la indización debe determinarse enteramente por la cantidad de información contenida en el documento en relación con las necesidades supuestas de los usuarios. La mayoría de las bibliotecas presentaron una media recomendable para una biblioteca especializada. Sin embargo, según la mediana y la moda, la mayoría de los registros poseen escasa cantidad de términos para este tipo de bibliotecas. Es decir, incluyen pocos puntos de acceso para que el recurso sea localizado y recuperado a partir de una búsqueda en el OPAC. Además, para que la indización poscoordinada sea de utilidad, los registros deberían incluir tres o más términos y así poder usar los operadores booleanos. Sin embargo, ninguna biblioteca cumple en todos sus registros con este principio. En contraposición, se han encontrado registros con un exceso de términos. La poca homogeneidad en la cantidad de términos a asignar a un documento presupone la falta de una política de indización.

El nivel de especificidad en todas las bibliotecas, si bien no es el ideal, es aceptable para bibliotecas especializadas. Es decir, la mayoría de los términos corresponden efectivamente a los conceptos relevantes del documento.

Los errores de exactitud en los registros del OPAC provocan pérdida de confianza en la seriedad de los datos por parte de los usuarios, decrecimiento en la tasa de recuperación, mayor dificultad en el uso del sistema; además, perturban la legibilidad. Pese a esto, todas las bibliotecas presentan gran cantidad de términos con errores, aunque disminuyen si se contabilizan únicamente aquellos que afectan la recuperación.

El principio de consistencia establece que cada concepto debe expresarse siempre con la misma designación verbal; por lo tanto, se espera que sea exacta entre registros del mismo libro en la misma biblioteca. Sin embargo, la mayoría arroja un promedio de consistencia muy reducida. Estos resultados, hacen suponer que algunas bibliotecas no utilizan ningún tipo de sistema de organización de conocimiento, como tesauros, listas de encabezamientos, etc. Una indización consistente puede mejorar la previsibilidad, mientras que la inconsistencia desorienta al usuario.

Si bien en todas las bibliotecas la mayoría de los registros posee términos de indización, la inclusión de la condensación es escasa. Incluso, muchos resúmenes y/o notas de contenido presentan errores. Para facilitar la recuperación y selección de los documentos es imprescindible que las bibliotecas creen registros enriquecidos, con la incorporación de estos POC. La disponibilidad de distintos tipos de puntos de acceso por materia (vocabulario controlado aportado por un sistema de organización del conocimiento y lengua natural aportada por los resúmenes y notas de contenido) permite compensar las desventajas de algunos términos con las ventajas de los otros; es decir, se complementan.

En función de los resultados obtenidos se recomienda:

  • Redactar una política de organización del conocimiento, que defina los principios para llevar a cabo los procesos.
  • Redactar instructivos que especifiquen qué datos deben ser tenidos en cuenta en el análisis de los documentos.
  • Aumentar y homogeneizar la cantidad de términos, estableciendo rangos por tipo de documento.
  • Enriquecer los registros, incorporando nombres propios y resúmenes o notas de contenido.
  • Contratar a personal especializado para realizar dichos procesos y/o capacitar a los actuales.
  • Utilizar un único sistema de organización del conocimiento (SOC) y crear un catálogo de autoridades relacionado con los registros.
  • Utilizar normas y directrices internacionales para facilitar la interoperabilidad.
  • Llevar a cabo, periódicamente, una auditoría para verificar la conformidad o no del registro con los requisitos establecidos.
  • Incorporar una herramienta de descubrimiento con el fin de convertirse en un catálogo de próxima generación o NextGen (Martínez y Kessler, 2011).
5. Notas

1Obra derivada de la Tesina de Licenciatura en Bibliotecología y Ciencia de la Información.

2 Debido a que en el sistema de gestión bibliotecaria usado por la Biblioteca de la UNLP los términos de indización son registrados una sola vez para el título del libro y replicados en cada edición, no se han calculado los índices de consistencia, ya que darían siempre 100%.

6. Referencias bibliográficas

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Recibido: 30 de marzo de 2016.
Aceptado:
 7 de julio de 2016.
Publicado:
 29 de septiembre de 2016.

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